Le politiche di spesa aiutano le organizzazioni e i loro dipendenti a comprendere e tenere traccia dei dettagli del rimborso spese dei dipendenti. Un modello di politiche di spesa è uno strumento utile per mostrare come un’azienda può rimborsare un dipendente e quali tipi di spese copre la sua polizza. Ulteriori informazioni sulle politiche di spesa possono aiutarti a creare una politica efficace e un documento praticabile per i rimborsi dei dipendenti e le spese aziendali.
In questo articolo, discutiamo cos’è una politica delle spese, elenchiamo i passaggi su come crearne uno personalizzato, offriamo un utile modello di politica delle spese e due esempi per suggerimenti di riferimento ed elenco che è possibile utilizzare per creare un criterio efficace.
Cos’è una politica di spesa?
Una politica di spesa è una dichiarazione scritta di una società che esprime quali tipi di spese copre e quali possono essere responsabilità di un dipendente. La politica spiega anche quali tipi di spese sono rimborsabili e include il ragionamento alla base della decisione del team di gestione. Inoltre, può mostrare come funzionano le procedure di pagamento, incluso quando e quanti fondi di rimborso possono essere disponibili.
Cosa includere in una politica di spesa
Ciò che includi nella tua società di spese può dipendere dalle linee guida di conformità e dalle politiche aziendali. Una politica di spesa è un documento che un’azienda può utilizzare per pianificare e creare standard di rimborso aziendale.
Queste politiche in genere delineano tutte le aspettative e le procedure aziendali, che possono aiutare un’azienda a rimanere organizzata e mantenere tutta la documentazione corretta. I modelli di criteri di spesa spesso includono:
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Sintesi della politica: Per iniziare la politica delle spese, riepilogare le mansioni dei dipendenti che coinvolgono le politiche incluse nel documento. È possibile riepilogare lo scopo di ciascuna politica e il modo in cui i dipendenti possono utilizzarla e rispettarla.
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Spese ammissibili: In una sezione delle spese qualificanti, puoi elencare tutti i tipi di costi che si qualificano per il rimborso aziendale. Cerca di rendere questo elenco il più esaustivo possibile e puoi considerare di includere il tuo ragionamento per tutte le decisioni di copertura per aiutare i dipendenti a capire cosa copre l’azienda.
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Spese non qualificanti: Una sezione Spese non qualificanti elenca tutte le spese che la tua azienda non copre per i dipendenti. Considera di includere i motivi per cui l’azienda potrebbe non coprire spese specifiche per promuovere la comprensione dei dipendenti.
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Procedure: La sezione procedure elenca tutti i processi che i dipendenti potrebbero dover completare per ricevere i rimborsi.
Come creare una politica di spesa
Se stai pensando di creare una politica di spesa per i tuoi dipendenti, considera di seguire i passaggi seguenti per creare il tuo documento:
1. Inizia con una panoramica
Inizia la tua politica delle spese con una panoramica degli standard della tua azienda e perché esiste il documento di polizza. Prendi in considerazione la possibilità di rivedere il concetto di rimborso, elencando quali tipi di acquisti sono idonei per il finanziamento dell’azienda e spiegando perché l’azienda potrebbe non rimborsare i dipendenti per alcune spese. La revisione di questi concetti all’inizio del documento può aiutare i dipendenti a comprendere chiaramente la politica delle spese.
2. Elenco di chi può ricevere il rimborso
Dopo aver introdotto i tuoi standard e le motivazioni aziendali, elenca tutti i gruppi di dipendenti idonei a ricevere il rimborso per spese specifiche. Spiegare quali gruppi generalmente si qualificano per il rimborso può aiutare il personale a comprendere il proprio ruolo nella politica in modo più efficace. Elencare i gruppi di dipendenti con le loro responsabilità generali in questi criteri può anche aiutare a creare un’introduzione ai concetti nelle sezioni successive.
3. Definire i rimborsi idonei
In questa sezione è possibile definire tutti i fondi idonei per il rimborso aziendale. Ricorda di includere eventuali eccezioni speciali alle regole generali di qualificazione per aiutare a chiarire e rispondere a potenziali domande. Alcuni esempi di spese qualificanti includono:
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Spese di trasporto
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Tasse di dimissioni
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Pasti
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Tariffe del parcheggio
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Anticipi di viaggio
4. Elenca i passaggi della procedura
A seconda delle politiche della tua azienda, puoi elencare i passaggi della procedura nella sezione fondi idonei o come parte separata del modello. La sezione delle fasi della procedura spiega come i dipendenti possono ricevere rimborsi, pagamenti anticipati e altre coperture finanziarie per le spese aziendali. Questa sezione può anche spiegare come i dipendenti possono contestare le spese che l’azienda non copre o adeguare le disposizioni correnti per aiutare a risolvere eventuali problemi.
5. Spiegare le spese non rimborsabili
In questa sezione puoi elencare tutte le spese non rimborsabili. Se possibile, considera di spiegare il ragionamento di queste decisioni. Spiegare il tuo ragionamento per non finanziare le spese, come i pasti o gli aggiornamenti delle compagnie aeree, può aiutare il tuo team a comprendere e ricordare meglio le politiche.
Inoltre, elencare eventuali spese non rimborsabili può incoraggiare l’adesione dei dipendenti alle politiche aziendali, aiutandoli a prendere decisioni informate quando viaggiano o effettuano acquisti per conto dell’azienda.
Modello di criterio spese
Se stai creando la tua politica sulle spese, puoi utilizzare il seguente modello come ispirazione:
Panoramica dei criteri [Nome dell’azienda] Come dipendente di [ragione sociale], potrebbe essere necessario pagare per alcuni beni o servizi mentre si svolgono attività aziendali. [Ragione sociale] intende pagare o rimborsare interamente eventuali spese aziendali. Alcune spese effettuate durante lo svolgimento delle attività aziendali possono essere esenti da rimborso, come elencato in questo standard di politica delle spese.
Le spese qualificanti [Ragione sociale] rimborsano tutti i dipendenti a tempo pieno per le spese qualificanti, tra cui:
[Elenca tutte le spese qualificanti.]
Le spese non qualificanti [Ragione sociale] non pagano finanziariamente o rimborsano i dipendenti per le seguenti spese:
[Elenco di tutte le spese non qualificanti.]
Procedure
[Elencare e spiegare eventuali procedure che si applicano al finanziamento o al rimborso dell’azienda.]
Esempi di criteri di gestione delle spese
Puoi utilizzare questi due esempi di criteri di spesa per creare i tuoi:
Esempio 1
Panoramica della politica di River Valley Tech Come dipendente di River Valley Tech, potrebbe essere necessario pagare per alcuni beni o servizi mentre si svolgono attività aziendali. River Valley Tech intende pagare o rimborsare completamente eventuali spese aziendali. Alcune spese effettuate durante lo svolgimento delle attività aziendali possono essere esenti da rimborso, come elencato in questo standard di politica delle spese.
Spese qualificanti River Valley Tech rimborsa tutti i dipendenti a tempo pieno per le spese qualificanti, tra cui:
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Spese di viaggio d’affari
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Biglietti di iscrizione alla conferenza
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Forniture per ufficio
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Alloggi per riunioni
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Software per il lavoro
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Tasse di certificazione
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Associative
Spese non qualificanti River Valley Tech non paga finanziariamente o rimborsa i dipendenti per le seguenti spese:
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Perdita di beni personali
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Multe per veicoli aziendali
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Pasti o intrattenimento non registrati durante l’attività aziendale
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Upgrade di volo
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Spese per altri membri della famiglia, come coniugi o figli, durante i viaggi di lavoro
Procedure
Per garantire che l’azienda ti rimborsi completamente per eventuali spese aziendali, ricorda queste regole:
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Conserva le ricevute del tuo viaggio documentate e organizzate
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Invia tutte le ricevute delle spese aziendali entro 30 giorni
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Conserva copie delle tue ricevute dopo averle inviate
Esempio 2
Panoramica della politica di Mountain Coffee È politica di Mountain Coffee rimborsare o finanziare il personale quando accumula spese durante la conduzione delle attività aziendali. I dipendenti che chiedono il rimborso dovrebbero mirare ad accumulare il minor numero possibile di spese aziendali. Il rimborso si applica solo alle spese relative all’azienda. Tutte le spese di viaggio legate al lavoro sono automaticamente idonee per il rimborso.
Spese qualificanti: Mountain Coffee rimborsa tutti i dipendenti a tempo pieno per una qualsiasi delle spese qualificanti, tra cui:
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Viaggi d’affari
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Spese di viaggio, compresi i costi per i veicoli a noleggio, i trasporti pubblici e il biglietto aereo
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Alloggio
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Pasti durante le uscite legate al lavoro
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Quota di iscrizione alla conferenza
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Pedaggi
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Parcheggio
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Visti e passaporti richiesti per i viaggi d’affari
Spese non qualificanti: Mountain Coffee non copre le seguenti spese:
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Aggiornamenti delle compagnie aeree
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Iscrizioni a club aerei
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Custodia dei bambini
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Spostamenti in luoghi di lavoro primari
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Spese di abbigliamento formale
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Spese di toelettatura personali
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Spese di lavanderia o lavaggio a secco
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Commissioni di intrattenimento personale
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Spese accessorie di viaggio
Procedure
Per presentare le spese ammissibili per il rimborso, seguire le linee guida procedurali:
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Registra tutti i dati di ricezione durante qualsiasi viaggio d’affari
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Carica le ricevute scansionate dopo qualsiasi periodo di viaggio aziendale
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Conserva le ricevute documentate per 12 mesi per una verifica estesa
Suggerimenti per la politica delle spese
Ecco alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per massimizzare il successo della tua politica di spesa:
Educare i dipendenti sulle procedure appropriate
Assicurati che i dipendenti comprendano la politica delle spese in modo che possano seguire correttamente le procedure. Se invii moduli di rimborso online, forma i dipendenti su come utilizzare tali strumenti o offerte di software.
Incoraggiali a conservare la documentazione adeguata e a seguire le procedure corrette in modo da poter rimanere conformi e i dipendenti possano ricevere rimborsi in modo tempestivo e accurato.
Mantieni la coerenza della documentazione
Per facilitare ai dipendenti il corretto rispetto delle procedure, mantenere i requisiti specifici e coerenti. Ad esempio, se hai bisogno di ricevute dettagliate per gli acquisti, assicurati di verificare che la documentazione dei dipendenti corrisponda ai requisiti. In questo modo puoi contribuire a rendere la tua politica più efficace.
Incoraggiare i dipendenti a conservare le proprie copie di ricevute e moduli
Ricorda ai dipendenti di fare copie della loro documentazione di rimborso in caso di errore o se hanno bisogno di contestare un rimborso. Conservare ricevute e copie dei moduli è una buona pratica che può far risparmiare tempo e denaro sia alle organizzazioni che ai dipendenti. Avere più record è spesso utile per mantenere una documentazione completa e utile.
