Negli ultimi anni l’adozione di piattaforme cloud software Legal Tech e strumenti di Intelligenza Artificiale ha rivoluzionato il modo di operare degli studi legali. Lo smart working consente di accedere a fascicoli e comunicazioni da qualsiasi postazione, ma al contempo apre nuove vulnerabilità per la riservatezza dei dati e per il rispetto del Codice Deontologico Forense.
Dove sono conservati i dati dei clienti e quali sono i pericoli connessi
I documenti dei clienti vengono generalmente archiviati su server di fornitori esterni, molti dei quali hanno data center situati al di fuori dell’Unione Europea. Questa geolocalizzazione influisce sulla giurisdizione applicabile e può esporre le informazioni a normative meno protettive. In particolare, la legislazione statunitense prevede che le autorità federali possano richiedere l’accesso ai dati custoditi su server americani, anche se questi contengono comunicazioni coperte dal segreto professionale. Per gli avvocati, la mancata verifica della provenienza fisica dei dati può tradursi in una violazione disciplinare.
Il Cloud Act e le sue implicazioni per gli avvocati italiani
Il Cloud Act statunitense permette alle agenzie governative di ottenere dati custoditi da aziende cloud con sede negli USA, indipendentemente dal luogo in cui siano stati creati. Quando uno studio legale utilizza un servizio di archiviazione soggetto a tale legge, esiste il rischio che le autorità americane richiedano informazioni protette dal segreto professionale, senza che il cliente o l’avvocato ne siano al corrente. La normativa italiana, infatti, non prevede deroghe che consentano tale accesso, creando un conflitto di norme che può comportare sanzioni disciplinari per il professionista.
Contrattare con i fornitori Legal Tech: clausole chiave da non trascurare
Prima di adottare una soluzione software, è fondamentale esaminare attentamente il contratto proposto dal fornitore. Tra le clausole più importanti da negoziare troviamo:
- Garanzia di riservatezza il fornitore deve impegnarsi a trattare i dati secondo le norme del GDPR e a non divulgarli a terzi senza esplicito consenso.
- Responsabilità per violazioni occorre definire le modalità di indennizzo in caso di perdita o accesso non autorizzato ai dati.
- Localizzazione dei server specificare dove vengono fisicamente conservati i dati, preferibilmente all’interno dell’UE.
- Procedura di audit prevedere il diritto di effettuare verifiche periodiche sulla sicurezza del servizio.
Un contratto ben strutturato riduce il rischio di incorrere in responsabilità civile o disciplinare, consentendo allo studio legale di sfruttare le innovazioni senza compromettere la fiducia dei clienti.
Diligenza digitale: misure operative per proteggere le informazioni riservate
La diligenza digitale rappresenta l’insieme delle azioni organizzative e tecniche che l’avvocato deve adottare per salvaguardare le comunicazioni protette. Alcune best practice includono:
- Utilizzare connessioni VPN e crittografia end-to-end per tutti gli scambi di file.
- Implementare l’autenticazione a più fattori (MFA) per l’accesso a piattaforme cloud.
- Definire policy interne che vietino la memorizzazione di dati sensibili su dispositivi personali non gestiti dallo studio.
- Effettuare backup regolari su supporti encryptati e conservarli in location separate.
- Formare costantemente il personale su phishing, social engineering e altre minacce informatiche.
Adottando questi accorgimenti, l’avvocato riduce significativamente la probabilità di incorrere in una violazione del segreto professionale e dimostra di aver rispettato il principio di responsabilità deontologica previsto dal Codice.
Il webinar dedicato a questi temi offre agli iscritti una panoramica completa su come integrare le tecnologie emergenti nel lavoro quotidiano, senza trasformare l’innovazione in un nuovo punto di vulnerabilità. Gli avvocati potranno così ottenere crediti formativi riconosciuti dal Consiglio Nazionale Forense, consolidando al contempo la propria posizione di professionisti al passo con i tempi.
