La gestione del tempo è una di quelle abilità che tutti vorrebbero poter fare meglio solo per poter ottenere di più dalla loro giornata, soprattutto perché 24 ore non sembrano sempre sufficienti.
Ma piuttosto che accettare di arrivare in ritardo o di non rispettare le scadenze, ci sono cose semplici che puoi fare e tecniche per cercare di massimizzare il tuo tempo e diventare un lavoratore più efficiente e una persona più felice!
Vittorie veloci
Prima di tutto, gestisci la tua email e non lasciare che ti gestisca:
Esci da tutte quelle mailing list che sembravano così utili in quel momento, si aggiungeranno solo al rumore di fondo. “Le persone perdono fino a 21 giorni all’anno a gestire le scorie”, afferma Monica Seeley, guru della gestione della posta elettronica.
Disattiva il ping! che indica che la nuova posta nella tua casella di posta è un altro trucco per riconquistare il tempo. Invece, scegli gli orari della giornata in cui ti occuperai della posta elettronica piuttosto che rispondere a ogni nuova email e lasciare che interrompa le tue attività.
Ordinare la posta in modo da poter vedere le e-mail che ti vengono inviate direttamente anziché l’elenco dei “soliti sospetti”, ti farà risparmiare giorni. Puoi farlo codificando a colori i messaggi inviati dalle opzioni dello strumento nel tuo menu.
Smetti di chattare con i tuoi colleghi alla tua scrivania. Cerca invece di mantenere i pettegolezzi su un dispositivo di raffreddamento dell’acqua. Se devi sempre chattare con ogni postazione che incontri, cerca di evitare le zone trafficate, aggiungerà letteralmente ore alla tua giornata lavorativa.
Tutto quanto sopra rientra nella categoria “smetti di procrastinare”. “Calcola quali sono le tue abitudini di perdita di tempo e poi sradicale”, afferma Flemming Madsen, fondatore dell’hub di rete online, PowerMingle.
Tecniche di gestione del tempo
La tecnica del Pomodoro
Per eseguire la tecnica del Pomodoro , avrai bisogno di:
- Un timer. Impostalo su 25 minuti
- Un foglio di carta: la carta bianca è buona, la carta a righe è migliore
- Una matita
Come funziona
- Scegli un’attività da svolgere. Imposta il timer su 25 minuti
- Lavora sull’attività finché non suona il timer, quindi metti un segno di spunta sul foglio di carta
- Fai una breve pausa (cinque minuti, non più)
- Ogni quattro attività che completi, prenditi una pausa più lunga
Fai prima il compito peggiore
Questo metodo ha molti fan, dagli studenti, alle casalinghe, agli impiegati. Fondamentalmente, consiste nel fare la cosa a cui senti più resistenza per prima nella tua giornata lavorativa. Il resto della giornata sarà un giro ventilato in discesa
È un approccio a questa importantissima priorità:
- Fai un elenco delle attività da svolgere durante la giornata
- Mettili in ordine (prima il compito peggiore o quello più importante)
- Assegna una quantità massima di tempo per affrontarli
- Spuntali dalla lista
Vinci la guerra della carta
Il lavoro di ufficio è vile, non ci sono due modi per farlo. Ma questo attacco a tre punte, le 3 D delle scartoffie , ti aiuterà a tenerlo aggiornato in modo efficiente in termini di tempo.
Affrontalo .
È necessario intervenire? Se è una bolletta, pagala; Una fattura? Archivialo. Qualunque cosa sia, farci qualcosa. Anche il materiale di lettura senza scadenza viene letto.
Rimandalo .
Alcune cose non possono essere affrontate fino a una data successiva. Rimandali inserendoli in una cartella sospesa che corrisponde alla data.
Gettalo via.
Anche con un filtro di “pre-inserimento”, un po ‘di spazzatura arriverà nel vassoio di acquisizione e sarà sicuramente nel tuo arretrato. Mettilo.
Tieni due elenchi
Andy Morris, il più giovane partner in assoluto di Deloitte, gestisce il suo tempo facendo liste.
Avere due in movimento. Gli elenchi sono utili per le cose di tutti i giorni e utili quando si inizia e la vita lavorativa tende a consistere in attività del tipo “telefonare a una persona” o “scrivere una lettera”.
Man mano che progredisci, dovrai mantenere gli obiettivi a lungo termine e il quadro generale in vista.
Tieni una lavagna bianca vicino alla scrivania con cinque o sei argomenti su di essa. Che sia elettronico o cartaceo, l’idea non è di renderlo troppo elaborato.
