Come formattare e gestire elenchi in Microsoft Word

Liste di controllo ed elenchi sono diventati l’alimento base di tutto, dalla spesa ai lanci della NASA. Ma sono noiosi.

Tuttavia, elenchi e liste di controllo sono anche gli strumenti più semplici per ridurre la complessità delle informazioni che ci aggrediscono ogni giorno. Sono anche l’antidoto perfetto contro l’oblio. Quindi, anche se giuriamo di creare elenchi perfetti per la produttività, scendiamo anche alle basi con Microsoft Word e controlliamo una funzione quotidiana dell’ufficio: come creare quegli elenchi visivamente accattivanti e gestirli.

1. Crea la tua prima lista

La maggior parte dei trucchi e dei suggerimenti per la creazione di elenchi si trovano all’interno del gruppo Paragrafo della barra multifunzione nella scheda Home.

Selezionare il testo a cui si desidera aggiungere l’elenco numerato e fare clic sulle frecce in giù accanto all’icona Elenchi puntati o all’icona Elenco numerato per accedere alle librerie per entrambi. Visualizza l’anteprima di ogni formato di elenco passando il mouse sopra le selezioni disponibili.

Microsoft Word crea inoltre automaticamente un elenco quando si inizia un paragrafo con un asterisco o un numero 1, punto e spazio seguito da una pressione sul tasto Invio. Con un asterisco, Word crea un elenco puntato. Word rileva che si sta tentando di creare un elenco numerato con un numero.

Se non si desidera che il testo venga trasformato in un elenco, è possibile fare clic sull’immagine del pulsante Opzioni correzione automatica visualizzata. Per disabilitare o abilitare questa opzione, vai a Opzioni > file > Strumenti di correzione > Opzioni correzione automatica > Formattazione automatica durante la digitazione.

Per modificare rapidamente lo stile di un elenco puntato o numerato, è sufficiente fare clic sullo stile desiderato nell’elenco visualizzato quando si fa clic sulla freccia accanto a Elenchi puntati o Numerazione.

Suggerimento generale: È possibile modificare il formato di uno o alcuni stili di punti elenco o numeri in un elenco. Posizionare il cursore all’inizio della riga che si desidera modificare prima di aprire la finestra di dialogo Elenchi puntati e numerati. Le modifiche verranno applicate solo alle linee selezionate.

2. Usa solo la tastiera per creare un elenco

Usa una pratica scorciatoia di Microsoft Word per creare rapidamente elenchi numerati con la sola tastiera.

La scelta rapida da tastiera per un elenco puntato: premere CTRL + MAIUSC + L per applicare i punti elenco predefiniti a un elenco. Premi Ctrl + Maiusc + N per rimuovere i punti elenco.

Per personalizzare una scelta rapida da tastiera per un elenco numerato, fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della barra multifunzione e scegliere Personalizza barra multifunzione dal menu a comparsa. È inoltre possibile aprire Opzioni di Word da Opzioni > file > personalizza barra multifunzione.

Fare clic sul pulsante Personalizza per le scorciatoie da tastiera.

Selezionare Tutti i comandi nell’elenco Categorie. Scorri verso il basso l’elenco a sinistra e seleziona FormatoNumeroDefault.

Posizionare il cursore nella casella Premere nuovo tasto di scelta rapida e premere la combinazione di tasti di scelta rapida che si desidera utilizzare per creare un elenco numerato. Ad esempio, è possibile utilizzare Alt + N perché non è assegnato a nient’altro in Word. Fai clic su Assegna.

La nuova scelta rapida da tastiera viene aggiunta all’elenco Tasti correnti.

Fare clic su OK per uscire dalla finestra di dialogo e testare il nuovo collegamento. Premendo “Alt + N” si crea un elenco numerato. Premendolo di nuovo si ripristina il testo del paragrafo.

Suggerimento generale: Si desidera ignorare la numerazione di una voce di elenco e convertirla in un paragrafo al centro di un elenco? Selezionare la voce di elenco specifica e utilizzare il collegamento Alt + N per disattivare la numerazione.

3. Modificare il formato predefinito dell’elenco numerato

È possibile modificare, modificare o creare un nuovo elenco numerato. Hai quattro formati di elenco numerato tra cui scegliere. Ma cosa succede se vuoi usare il tuo formato diverso dalle lettere o dai numeri romani e non è disponibile?

Vai a Home > gruppo Paragrafo > Numerazione. Fare clic sulla freccia in giù. Scegli Definisci nuovo formato numerico.

Scegli un formato cronologico qualsiasi. Per modificare la dimensione, lo stile e il colore del carattere, fare clic su Carattere e scegliere un’impostazione nella scheda Carattere o Avanzate.

Quando si desidera aggiungere un trattino, parentesi o un altro valore come un simbolo di cancelleria al numero, immetterlo nel campo Formato numero. La piccola anteprima visualizza le modifiche. Puoi vedere le parentesi quadre per un elenco che puoi spuntare nello screenshot qui sotto.

Scegliere Sinistra, Centrata o Destra in Allineamento per modificare l’allineamento dei numeri. Il valore predefinito è Allineato a sinistra.

Il nuovo formato numerico viene applicato a qualsiasi testo selezionato sul documento.

Suggerimento generale: Puoi anche anteporre agli elenchi numerati un testo descrittivo, ad esempio Partecipante 1, Partecipante 2, Partecipante 3… E così via.

4. Modificare il formato predefinito dell’elenco puntato

Proprio come l’elenco numerato, puoi anche modificare l’aspetto predefinito di qualsiasi elenco puntato. Ancora una volta, i proiettili visivamente accattivanti (oltre ai noiosi punti neri solidi) aiutano i tuoi documenti a distinguersi dal banale.

Selezionare il testo per il quale si desidera inserire l’elenco puntato e attenersi alla seguente procedura.

Vai a Home > gruppo Paragrafo. Fai clic sulla freccia accanto a Elenchi puntati.

Quando il punto elenco desiderato non è presente nella libreria, fare clic su Definisci nuovo punto elenco.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Definisci nuovo punto elenco. In Carattere punto elenco, scegli Simbolo.

Si apre un’altra finestra di dialogo, che consente di scegliere i simboli appropriati dai font installati.

I font Wingdings hanno la migliore varietà che rende gli elenchi puntati stilizzati. Come qualsiasi altro font, puoi modificare il colore, le dimensioni, lo stile e altre caratteristiche del bullet font scelto. Fare clic sul pulsante Carattere nella sezione Carattere elenco puntato per accedere alla finestra di dialogo Carattere.

Suggerimento generale: Utilizzare una casella aperta (casella Apri) o una casella tridimensionale (casella 3D) dalla tavolozza dei caratteri Wingdings per creare un documento di Word con caselle di controllo pulite.

5. Usa un’immagine invece di un punto elenco

A volte tutti i simboli mistici in Webdings potrebbero non essere sufficienti. Puoi anche usare la tua grafica riutilizzabile per i punti elenco. Sebbene i punti elenco immagine e SmartArt abbiano un aspetto migliore in una diapositiva di PowerPoint, funzionano altrettanto bene in Word.

Selezionare l’elenco puntato per il quale si desidera modificare i punti elenco in immagini. Quindi, vai alla scheda Home > gruppo Paragrafo, fai clic sul pulsante Elenchi puntati e seleziona Definisci nuovo punto elenco dal menu a discesa. Nella finestra di dialogo Definisci nuovo punto elenco fare clic su Immagine.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci immagini con scelte diverse per il file di origine. È possibile inserire un’immagine da un file nel PC o nella rete locale, da una ricerca immagini Bing o dall’account OneDrive.

Vai alla posizione del tuo file sorgente e fai clic su Inserisci. La finestra Anteprima mostra la selezione.

Suggerimento generale: Puoi scegliere un grafico che corrisponda al “tema” della tua lista. Ad esempio, visualizza una banana come elenco puntato per un elenco di frutti. Assicurati che le immagini siano trasparenti e abbiano un buon sfondo. Nella mia esperienza, la grafica semplice funziona meglio.

6. Allinea i numeri in un elenco

A volte, la più piccola delle modifiche può fare una grande differenza visiva. Ad esempio, nota lo screenshot qui sotto, che mostra un elenco numerato con l’allineamento a sinistra predefinito di Word. Non appena l’elenco raggiunge le due cifre, l’allineamento a sinistra predefinito sembra distorto poiché i punti decimali non si allineano ordinatamente. Microsoft Word consente di controllare questo allineamento e di svuotare i numeri a due cifre a destra.

Crea il tuo elenco numerato. Selezionare le voci dell’elenco. Word può anche controllare l’allineamento di alcuni elementi selezionati.

Vai a Home > paragrafo. Quindi, fai clic sulla freccia a discesa sul pulsante Elenco numerato.

Fare clic su Definisci nuovo formato numerico. Scegli Allineamento a destra dal menu a discesa. Fare clic su OK.

Suggerimento generale: Anche se non ci sono decimali, è preferibile averli allineati sul bordo destro del numero. Provalo con le parentesi.

7. Regola il rientro automatico dell’elenco di Microsoft Word

Ogni elenco di parole viene fornito con un rientro automatico. A seconda dell’aspetto visivo desiderato, è possibile regolare lo spazio.

Fare doppio clic su un numero qualsiasi nell’elenco per selezionare tutti i numeri nell’elenco.

Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla selezione e scegliere Regola rientri elenco dal menu di scelta rapida.

Modificare la distanza del rientro del punto elenco dal margine con la casella Posizione numero. Modificare la distanza tra il punto elenco e il testo con la casella Rientro testo.

8. Applicare la formattazione a un singolo numero o punto elenco in un elenco

È possibile formattare (modificando lo stile, il colore o le dimensioni del punto elenco) un singolo punto elenco o numero in un elenco senza influire sul testo dell’elenco o su altri punti elenco o numeri successivi. Ecco un modo semplice.

Mostrare i segni di formattazione facendo clic su Home > Mostra/Nascondi.

Selezionare solo l’indicatore di paragrafo (pilcrow) alla fine per la voce di elenco di cui si desidera modificare il punto elenco o il numero. Applicare qualsiasi formattazione. La formattazione influisce solo sul punto elenco o sul numero; il testo nella voce di elenco mantiene il formato originale.

I nuovi elementi puntati o numerati nell’elenco che verranno dopo questo rifletteranno anche questo. Il testo nella nuova voce di elenco avrà le stesse caratteristiche del carattere del testo precedente e il nuovo punto elenco/numero avrà le stesse caratteristiche del carattere del punto elenco/numero precedente.

9. Crea un elenco numerato multilivello

Un elenco multilivello può essere un mix di numeri, alfabeti e punti elenco disposti su diversi livelli, come mostrato di seguito. È possibile utilizzare elenchi multilivello per suddividere un elenco nelle relative gerarchie o sottopunti. Tale allineamento viene utilizzato anche per creare contorni. Word 2016 ci offre un pulsante dedicato sulla barra multifunzione per creare un elenco multilivello.

Fare clic sul pulsante Elenco multilivello e digitare l’elenco.

Premere TAB per rientrare e creare un sottolivello. Premi Maiusc + Tab per rimuovere il rientro e promuovere un elemento a un livello superiore.

Suggerimento generale: Puoi anche scrivere l’intero elenco in anticipo. Selezionalo e fai clic sul pulsante Elenco multilivello per allinearlo utilizzando i tasti Tab e Maiusc + TAB per organizzare gli argomenti. È inoltre possibile utilizzare i comandi Aumenta o Riduci rientro sulla barra multifunzione.

10. Crea stili riutilizzabili per elenchi multilivello

È possibile modificare lo stile, il colore e l’allineamento dei punti elenco, delle lettere o dei numeri come qualsiasi altro tipo di elenco. Salva queste modifiche come nuovo stile e usalo ancora e ancora.

Passare alla barra multifunzione > Home > fare clic sulla freccia accanto a Elenco multilivello > Definire un nuovo elenco multilivello.

Clicca su Altro per espandere le opzioni.

Per personalizzare uno qualsiasi dei livelli, fare clic sul numero di livello che si desidera modificare. 1 è l’impostazione predefinita.

Utilizzare le opzioni fornite per modificare l’aspetto dell’elenco. Per esempio:

• In Stile numero per questo livello digitare (1) se si desidera applicare uno stile ai numeri tra parentesi o (A) per applicare uno stile alle lettere tra parentesi.
• In Inizia da scegliere il numero, la lettera o il punto elenco in cui si desidera iniziare l’elenco.

Al termine delle personalizzazioni, assegnare un nome all’elenco nel nome dell’elenco dei campi ListNum. Questo nome verrà visualizzato ovunque venga visualizzato il campo ListNum.

Scegliete uno stile in Collega livello a stile. In questo modo è possibile utilizzare uno stile esistente in Word per ogni livello dell’elenco.

Scegliere dove si desidera applicare le modifiche facendo clic su Applica modifiche e selezionando da Testo selezionato, Intero elenco o Questo punto avanti.

11. Convertire un elenco in una tabella

Innanzitutto, seleziona l’elenco. Quindi, vai a Home > Inserisci. Fare clic sull’opzione Tabella nel gruppo Tabelle.

Scegliere Converti testo in tabella dall’elenco a discesa.

Microsoft Word stima la struttura della tabella in base al contenuto dell’elenco. Word crea le colonne in base ai separatori tra gli elementi dell’elenco.

Quando Word non lo fa bene, devi modificare le impostazioni e rendere più facile per Word convertire l’elenco. Una volta creata la tabella, è possibile utilizzare gli strumenti di progettazione tabella per formattare l’aspetto.

Suggerimento generale: Nella maggior parte dei casi, i risultati non sono perfetti. Il modo migliore è rimuovere la numerazione o i punti elenco e quindi creare la tabella dall’elenco degli elementi. I numeri di serie possono essere facilmente aggiunti alla tabella in un secondo momento.

12. Continua la numerazione quando un paragrafo lo taglia corto

A volte, un paragrafo di testo deve interrompere la sequenza dell’elenco. Attenersi alla seguente procedura per continuare l’elenco dopo il paragrafo con lo stesso formato numerico.

Inserisci il resto dell’elenco numerato dopo il paragrafo e formattalo. L’elenco inizia di nuovo con 1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull’elenco che viene dopo il paragrafo. Scegliere Continua numerazione dal menu di scelta rapida. L’elenco viene modificato all’istante.

La numerazione dell’elenco continua dal punto in cui il paragrafo lo ha interrotto.

L’importanza delle liste come timesavers

Le liste fanno risparmiare tempo quando un documento deve essere un esercizio di economia. Diventano immediatamente un po ‘meno noiosi dei blocchi di testo. Usali come spina dorsale organizzativa di un documento e vedi il tuo documento meglio organizzato.