Sfrutta al massimo il tuo elenco di cose da fare di OneNote applicando i nostri suggerimenti per migliorare gli elenchi di controllo in Microsoft OneNote.
Un elenco di cose da fare può essere un ottimo modo per assicurarti di fare progressi nelle attività quotidiane. La configurazione di un elenco di cose da fare in Microsoft OneNote è semplice e offre diversi vantaggi rispetto a carta e penna.
OneNote è disponibile in tutti i dispositivi. Ti consente di cercare rapidamente attività importanti. Se si classificano le cose da fare, OneNote compila tutte le note con tag per facilitare l’accesso, la ricerca e la stampa. Questa è solo una delle caratteristiche di base.
Ti mostreremo alcuni semplici suggerimenti per creare un elenco di cose da fare utilizzabile in OneNote, in modo da poter terminare il tuo lavoro in tempo.
1. Usa le scorciatoie per rendere le liste di controllo un gioco da ragazzi
Un tag to-do aggiunge una casella di controllo accanto alla nota. Puoi usarlo per contrassegnare le attività in sospeso e creare un elenco di controllo, come le commissioni da eseguire e le attività quotidiane che devi eseguire. Una volta completati, controllali. OneNote consente di creare facilmente un elenco di cose da fare.
Selezionare il testo della nota o della nota e premere CTRL + 1 per aggiungere una casella di controllo. È possibile aggiungere tag all’elenco delle cose da fare per contrassegnare gli elementi importanti nella nota, aggiungere informazioni di contesto per maggiore chiarezza e recuperare tali attività durante la ricerca. Ad esempio, premi Ctrl + 2 per aggiungere una stella, Ctrl + 3 per aggiungere un punto interrogativo e altro ancora.
Se i tag preimpostati non soddisfano le tue esigenze, puoi assegnare un tag personalizzato e usarlo con una scorciatoia da tastiera. Non è necessario cercare o fare clic sui lunghi menu dei tag. Per saperne di più, leggi questo interessante pezzo sui tag di OneNote e su come usarli.
È anche possibile controllare la gerarchia dell’elenco e creare sottoattività. Ad esempio, se stai eseguendo un progetto complesso, potresti aver bisogno di sottoelenchi di attività minori da spuntare prima che l’intero progetto sia completo.
Basta premere TAB per creare una sottoattività. Per spostare le attività verso l’alto o verso il basso nell’elenco delle cose da fare, premi Alt + Maiusc + Freccia su o giù.
2. Incorporare i file in OneNote
Quando si lavora a un progetto, è facile perdere traccia di quali cose si dovrebbero completare o ricordare di finire il progetto. Invece di duplicare tali informazioni in più posizioni, è possibile importare il materiale direttamente in OneNote.
Nell’app OneNote per Windows 10 posizionare il cursore accanto all’attività da svolgere, quindi fare clic su Inserisci file >.
Nella finestra di dialogo visualizzata scegliere una delle tre opzioni: Carica in OneDrive e inserisci un collegamento, Inserisci come allegato o Inserisci come stampa.
La prima opzione carica una copia del file in OneDrive (nella cartella Caricamenti di OneNote) e inserisce un collegamento nella pagina corrente. Se si tratta di un documento di Office, OneNote visualizzerà un’anteprima in tempo reale del file senza aprirli nell’app associata. Per tutti gli altri tipi di documento, vedrai semplicemente un link a quel file.
Quando si inserisce il file come allegato, i file allegati non hanno alcun collegamento all’origine, pertanto le modifiche apportate esisteranno solo in OneNote. OneNote inserisce inoltre un’icona di file per ogni allegato nelle note.
Qualunque opzione tu scelga, crea una lista di cose da fare e inizia a lavorare sul tuo documento. Non dimenticherai mai le cose e la copia più recente sarà sempre presente in OneNote.
3. Creare una bacheca Kanban in OneNote
Se stai cercando di gestire una moltitudine di attività e hai difficoltà a dare loro la priorità, allora il metodo Kanban dovrebbe funzionare per te. Con Kanban, puoi suddividere compiti complessi in piccoli passaggi e disporli visivamente.
È possibile comprendere i progressi nelle attività, i problemi associati e stabilire un margine di miglioramento. È facile creare un modello Kanban in OneNote.
All’inizio, crea una nuova pagina e chiamala “La mia bacheca”. Creeremo tre tabelle e le etichetteremo come Da fare, Questa settimana e Archivio. Per ogni tabella, creare tre colonne: Progetto, Attività e Priorità.
Digitare la prima colonna, premere TAB e assegnare un nome alla colonna successiva. Ripetere i passaggi fino a trasformarlo in una tabella. Le tabelle fungono da punto centrale per tutte le tue attività. Quindi, progettalo in un modo che abbia senso per te.
In ogni riga creare un’attività. Al termine di un’attività, passa il cursore del mouse a sinistra per visualizzare un’ancora. Fare clic e trascinare la riga tra le tabelle.
È possibile inserire un file nella cella della colonna o un collegamento a una pagina di OneNote diversa per ulteriori dettagli sull’attività.
C’è un modello Kanban di OneNote già pronto di Auscomp che implementa tutte le procedure consigliate di Kanban. La bacheca ha più colonne: Backlog, Next, In Progress, Focus, e puoi persino personalizzarle.
Organizza visivamente le tue attività e le tue cose da fare, quindi trascina e rilascia le attività su altre colonne.
Ci sono oltre 20 schede di stile per mostrare titolo, descrizione, data di scadenza e altro ancora. È possibile evidenziare le attività utilizzando i simboli e le immagini aggiuntivi. Puoi scaricare questo modello per soli $ 10. Inoltre, dai un’occhiata a questi siti per scaricare i modelli di OneNote.
4. Aggiungi più contesto alla tua lista di cose da fare
Un contesto è un insieme specifico di condizioni che caratterizzano la situazione in cui si completa un’attività. Quando aggiungi un contesto, ti aiuta a regolare le risorse e la direzione dei tuoi sforzi in modo migliore, a ridurre al minimo l’inefficienza e i potenziali errori. OneNote consente di aggiungere contesto in diversi modi:
Trasformare l’elenco delle cose da fare in pagine
OneNote 2019 può trasformare un elenco di elementi in singole pagine. Basta creare un elenco di attività, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Collega alle pagine dal menu di scelta rapida. Le voci di elenco vengono convertite in un collegamento interno e ogni attività corrisponde a una pagina separata in una sezione.
Ora in ogni pagina, aggiungi la tua nota, i link, i tag, le immagini e altro ancora. Le pagine collegate sono sufficienti per fornire un contesto completo in termini di attività e della sua importanza.
Integrare le attività tra Microsoft To-Do e OneNote
Sebbene siano entrambi prodotti Microsoft, l’integrazione tra To-Do e OneNote non è stata sulla roadmap. Ma hai mai pensato, quale sarebbe il tuo flusso di lavoro se qualsiasi attività creata in OneNote fosse sincronizzata con To-Do e viceversa?
È possibile tramite l’app pleexy e abbiamo una guida completa su come configurare la pleexy per sincronizzare le attività di sincronizzazione incrociata tra OneNote e To-Do.
Integrazione con Outlook per la gestione dei progetti
Sia le attività di Outlook che l’elenco delle cose da fare di OneNote non sono all’altezza in alcuni aspetti. Le attività di Outlook non dispongono di funzionalità di gestione del contesto e delle attività in OneNote. Tuttavia, è possibile usare OneNote e Outlook insieme per i progetti che richiedono una pianificazione e una visione complete.
È possibile aggiungere un’attività di Outlook a OneNote, salvare un messaggio di posta elettronica in OneNote, usare OneNote per le riunioni di Outlook e altro ancora. Per altre informazioni, leggi come trasformare Outlook in uno strumento di gestione dei progetti con OneNote.
Aggiungere un promemoria a un tag Da fare
OneNote non dispone di funzionalità di promemoria native. Con il componente aggiuntivo OneMore per OneNote, può emulare le funzionalità relative ai promemoria per le persone che non usano o non hanno Outlook. Aggiungi un tag all’attività e posiziona il cursore sul paragrafo di interesse. Quindi, scegli Promemoria > Aggiungi o Aggiorna promemoria.
Dalla finestra di dialogo visualizzata, aggiungere un oggetto, una data di scadenza, uno stato, una priorità e fare clic su OK. Con l’avvicinarsi della data di scadenza, OneMore mostrerà una notifica popup di tipo avviso popup nell’area di notifica di Windows.
5. Ancorare OneNote per una migliore gestione dell’elenco delle cose da fare
In OneNote la visualizzazione predefinita consente di prendere appunti, aggiungere immagini, tabelle o altro. Se stai creando un elenco di cose da fare, questa vista non utilizza lo spazio sullo schermo in modo efficace e puoi perdere la concentrazione.
È possibile ancorare la finestra di OneNote in modo che si trovi sopra tutte le altre app. Fare clic sulla scheda Visualizza > scegliere Ancorano al desktop.
Quando lavori su un’attività in un’altra app, puoi scorrere rapidamente avanti e indietro tra le due finestre aperte, copiare e incollare i collegamenti alle tue attività e altro ancora.
In alternativa, è possibile usare un collegamento sul desktop personalizzato per avviare direttamente OneNote in modalità ancorata. Basta aggiungere “/docked” a “ONENOTE. EXE.” Il percorso sarà simile al seguente:
C:\Program Files\Microsoft Officeoot\Office16\ONENOTE.EXE" /dockedA seconda dell’unità e della cartella in cui è installato Microsoft Office 2016, potrebbe essere necessario modificare il percorso. “Office 2016” diventa “Office15” se si usa Office 2013. A partire da ora, OneNote per Windows 10 non dispone di questa funzionalità.
6. Creare un elenco di cose da fare master in OneNote
Dopo aver taggato molti elementi nelle pagine di OneNote, è consigliabile usare la caratteristica Trova tag per ottenere una panoramica dell’elenco delle cose da fare. Fai clic sulla scheda Home, quindi seleziona Trova tag.
La pagina riepilogo tag appena creata contiene tutti i tag elencati nel riquadro attività Riepilogo tag.
Se si desidera sapere quali attività rimangono, selezionare Mostra solo elementi non selezionati. Per sezioni, blocchi appunti o tutti i blocchi appunti specifici, fare clic sulla freccia a discesa Cerca e scegliere dove cercare i tag.
Informazioni su altri trucchi di OneNote
Spesso ci lasciamo trasportare dai sistemi di produttività e dalle promettenti funzionalità delle app per elenchi di cose da fare. La gestione delle attività diventa un’attività eccessiva e una scusa per procrastinare. OneNote è uno strumento potente; puoi modellarlo come vuoi.
Sebbene OneNote non disponga di funzionalità di gestione delle attività, i suggerimenti illustrati in questo articolo consentono di creare un sistema di produttività personalizzato. Per ulteriori informazioni, leggere l’articolo sulla creazione di un wiki personale in OneNote.
