La pandemia di Covid-19 ha cambiato il modo in cui viviamo la vita e facciamo affari. Prima della pandemia, eravamo spalla a spalla e faccia a faccia. Non c’erano maschere e il distanziamento sociale non era una cosa. Poi, la pandemia ha colpito e tutto è cambiato.
Una volta eravamo una cultura frenetica e vivace che faceva affari a distanza ravvicinata, e poi siamo diventati distanti e abbiamo dovuto far funzionare le collaborazioni a distanza. Gli uffici che una volta ospitavano molte persone erano vuoti. L’appello era che le persone rimanessero al sicuro rimanendo a casa. Poi, il mondo intero si è fermato mentre la pandemia ha costretto i nostri funzionari a chiudere tutto.
Eppure, mentre tutti noi rimanevamo a casa per mitigare la diffusione della malattia, avevamo ancora bisogno di guadagnarci da vivere. Le bollette non andavano via e il cibo doveva essere acquistato.
La collaborazione remota è in aumento
Vivere in queste condizioni ha dato origine a lavoratori remoti e collaborazioni remote. Ha mantenuto le imprese aperte e le persone impiegate. Alla luce di tutti gli standard di lavoro a distanza emanati durante la pandemia, le aziende hanno scoperto i vantaggi dell’utilizzo della collaborazione remota per espandersi nonostante le sfortunate circostanze.
Le sfide si sono spostate da un disperato bisogno di ridefinire il modo in cui è stato fatto il business al lavoro efficace da remoto, creando al contempo una cultura intorno a una sana collaborazione remota. Questo articolo ti fornirà suggerimenti, strumenti e trucchi per un’efficace collaborazione remota.
Impostazione delle norme di comunicazione per la collaborazione
Stabilire norme culturali intorno alla comunicazione è parte integrante di un’efficace collaborazione remota. Sviluppare la cultura prima di fare il primo progetto insieme è imperativo. In questo modo si stabilisce lo standard di come verranno gestiti i team e come opereranno i loro membri.
1. Stabilire norme di comunicazione
Queste norme sono il modo in cui il tuo team comunicherà, quali canali utilizzerà e quanto spesso dovrebbero essere in comunicazione regolare con te e tra di loro. Senza queste norme, la comunicazione può diventare travolgente o inesistente.
Guida il tuo team impostando sistemi e strutture normative su come comunicherai e quale metodo è il metodo di comunicazione preferito.
2. Non confondere comunicazioni brevi e comunicazioni chiare
La comunicazione può essere breve senza essere chiara. L’obiettivo della squadra non è quello di essere il più breve possibile ma di essere il più chiaro possibile. Sforzarsi di chiarezza insegnerà al team come comunicare mentre la brevità viene con la pratica.
I team che sono chiari comunicatori sono team che raggiungono alti livelli di successo.
3. Non bombardare la tua squadra di messaggi
C’è sia una scienza che un’arte nella comunicazione. La scienza della comunicazione nasce dall’imparare a comunicare. L’arte della comunicazione si sviluppa man mano che impari quando comunicare.
Sviluppa l’autoconsapevolezza di quando i tuoi messaggi sono più distraenti che utili.
4. Trova le opportunità nascoste all’interno delle comunicazioni scritte
Quando mostri al gruppo che apprezzi il loro tempo, apprezzeranno la collaborazione.
La riunione può essere un’e-mail? Hai bisogno di incontrare il tuo team ogni mattina o puoi inviare un messaggio con le direttive del giorno? Hai annunciato al gruppo quanto li apprezzi?
Ci sono molte opportunità per crescere e sviluppare il tuo team attraverso la comunicazione scritta. Devi trovarli.
5. Sii intenzionale riguardo alla celebrazione
Ciò che celebri, lo conservi. Quando celebri la squadra, la squadra rimarrà una squadra. Le persone non rimangono dove non sono celebrate.
Se vuoi che la collaborazione remota funzioni, sii intenzionale nel festeggiare. Festeggia compleanni, pietre miliari, eventi della vita, obiettivi raggiunti, ecc. Ciò che lodi cresce.
Se crei una norma di cultura comunicativa intorno alla celebrazione delle persone, crei qualcosa di magnetico che manterrà la squadra unita per gli anni a venire.
4 strategie pratiche per promuovere la collaborazione remota
Un’idea senza una strategia è uno spreco di energia. Avere una strategia dà l’idea delle gambe su cui deve camminare per compiere la sua missione.
Ecco quattro strategie pratiche per un’efficace collaborazione remota:
1 . Crea una routine intorno alla comunicazione
Non pensare troppo alla routine. Inizia con qualcosa e regola lungo la strada. Invita il feedback degli altri collaboratori. Il polso della vita del tuo team si verifica quando ti riunisci attorno a una direttiva standard.
Con le routine di comunicazione, puoi avere incontri giornalieri, riunioni settimanali di “crescita” e sessioni informative mensili.
Gli huddle giornalieri sono punti di controllo della comunicazione. Non ci sono riunioni lunghe. Il loro scopo è quello di incontrarsi rapidamente per esaminare l’elenco delle attività quotidiane, valutare se qualcuno ha bisogno di aiuto e creare un punto di connessione.
Le riunioni settimanali di “crescita” sono riunioni di squadra. Questo tipo di riunione è dove l’intero team si riunisce per discutere le opportunità di crescita, fare brainstorming, pianificare o formarsi.
Le sessioni informative mensili sono riunioni in cui l’intero team si riunisce per esaminare la loro direttiva per il mese. È anche un’opportunità per ospitare corsi di formazione, fornire feedback, tenere sessioni di breakout o andare oltre la politica aziendale.
Suggerimento professionale: Qualunque sia la routine di comunicazione che decidi va bene. L’unica cosa che devi avere ad ogni riunione è un ordine del giorno. Non importa quanto sia lunga o breve la riunione. Un’agenda comunica che apprezzi il loro tempo mentre ti tieni in pista attenendoti al piano.
2 . Strumenti comuni per le collaborazioni remote
Quando pensiamo a collaborazioni remote efficaci, la tecnologia è di solito in fondo. La tecnologia è l’ultimo dei pensieri può essere dovuta al presupposto che tutti abbiano accesso alla tecnologia.
Sebbene la nostra ipotesi possa essere corretta, dobbiamo ancora affrontare il tipo di strumenti che ogni persona utilizzerà.
Ecco alcune esigenze tecnologiche quotidiane che ogni team deve affrontare con esempi popolari:
- Software di videoconferenza (Zoom o Google Meetup)
- App di gestione delle attività (Trello, Notion o Asana)
- App di comunicazione (Voxxer, Volley, Slack o WhatsApp)
- Cuffie (non sottovalutare la potenza delle cuffie con cancellazione del rumore)
- Monitor (di quanti ha bisogno il team per le attività?)
- Software desktop remoto (per accedere in remoto ai computer dell’ufficio per file o riparazioni)
- App antivirus (questa è una non negoziabile)
- App per la gestione delle password (1password o Dashlane)
- Archiviazione cloud (Google Drive o Dropbox)
- Office suite (MS Office)
Suggerimento professionale: Crea un elenco di tutte le app necessarie con descrizioni. Tutti i collaboratori dovrebbero utilizzare lo stesso programma per ridurre i problemi di comunicazione. Inoltre, è essenziale notare che ogni app avrà una curva di apprendimento.
Scegliere lo strumento migliore per il team con la curva di apprendimento più bassa promuovendo al contempo la semplicità nello spazio di lavoro è una vittoria.
3 . Naviga attraverso le tue aspettative
Per iniziare a stabilire aspettative sane all’interno delle collaborazioni remote, è necessario prima comprendere la natura delle aspettative.
Le aspettative sono pensieri su come desideriamo che le persone agiscano e operino all’interno di contesti specifici. Poiché l’essenza del lavoro a distanza è che ogni collaboratore sta lavorando da una posizione diversa, le aspettative non sono suggerimenti.
Le aspettative comunicate correttamente sono requisiti per comunità di collaborazione remote sane.
Prima ancora di iniziare a lavorare insieme, avere una buona comunicazione che definisca le aspettative del team all’inizio della partnership è la chiave per una collaborazione efficace. Nel determinare le aspettative della collaborazione remota, è necessario essere realistici ed estremamente specifici.
Un’aspettativa poco chiara lascia spazio alla confusione. Come forse saprai, la confusione causa insicurezza e inefficacia, che alla fine ostacola il progresso di te e del team.
Per aiutarti a navigare tra le aspettative, crea un elenco che si applichi a tutti (incluso te stesso). Una volta che c’è uno schema delle vostre aspettative generali in atto, riunite il team in modo che voi ragazzi possiate discutere apertamente. L’obiettivo è quello di arrivare a un censimento su come l’intero team opererà e si comporterà.
Ecco alcune possibili aspettative del team:
- Sii presente a tutte le riunioni programmate.
- Pianifica le assenze previste in anticipo.
- Concentrati sulla tua area di lavoro.
- Vestirsi in modo appropriato per il posto di lavoro.
- Sii cortese in ogni momento.
- Mantieni un atteggiamento positivo e disponibile.
- Assicurati di non lasciare spazi vuoti che gli altri dovranno raccogliere.
Naturalmente, dovresti definire come appare ciascuno di questi per il tuo contesto. Tuttavia, più lavoro metti in chiarezza prima che il team lavori insieme, più facile sarà navigare nelle conversazioni e nelle sfide.
Suggerimento professionale: Non crearli da soli. La vita non avviene nel vuoto, e nemmeno il team building. Più puoi invitare il buy-in e l’insight del team, maggiore è l’opportunità che le aspettative siano seguite e condivise da tutti.
Ricorda, le persone non faranno mai ciò che viene loro detto. Alla gente piace sapere che la loro voce è importante. Collabora alle aspettative per il team e guarda il team diventare inarrestabile.
4 . Chiama il team a uno standard più elevato
Quando si costruisce una cultura in grado di adattarsi ai cambiamenti in corso e superare le sfide in un ambiente competitivo mentre si lavora da remoto, dobbiamo gettare le basi di quel team con la crescita in mente.
Pensala come una casa. Se le fondamenta della casa sono difettose, allora la casa non può stare in piedi. Non importa quanto sia incredibile la casa. Se la casa ha delle sfide con le fondamenta, alla fine, la casa cadrà.
I team collaborativi lavorano in modo simile. Quando si costruisce un team remoto, la base di quel team è la parte più essenziale del processo.
Ogni team efficace si impegna con i membri del team in modi che spingono tutti ad essere la migliore versione di se stessi. Senza standard elevati e alti livelli di responsabilità, quindi, il team di collaboratori remoti non funzionerà. Il team riguarderà ogni persona che cerca di apparire bene ed essere la migliore invece di mettere l’interesse dell’intera squadra davanti al proprio.
Noi, come leader, dobbiamo impegnarci a creare team sani e non solo team efficaci. Team efficaci portano a termine il lavoro. I team sani crescono attraverso il lavoro e alla fine possono gestire sfide sempre più complesse.
L’obiettivo non è solo quello di completare la missione, ma di crescere come una squadra e passare dal completamento del lavoro all’innovazione. Ciò richiede responsabilità, elevati standard di comportamento e livelli crescenti di impegno.
Senza standard di prestazioni elevati e una forte responsabilità, anche i migliori team alla fine collassano.
Chiama il team remoto per essere il migliore pensando:
- Eccellenza sul perfezionismo
- Alte prestazioni rispetto alla mediocrità
- Responsabilità rispetto all’irresponsabilità
- Iniziativa sulla pigrizia
- Relazione sulla codipendenza
- Rispetto più che disprezzo
- Umiltà sull’orgoglio
- Onore per gelosia
- Collaborazione rispetto alla concorrenza
Quindi, ritenetevi reciprocamente responsabili in modo rispettoso. Parla attraverso le sfide. Richiama le incongruenze. Dai al team il diritto di chiamarti su qualcosa che ti sta facendo vivere a uno standard inferiore.
Considerazioni finali
La collaborazione remota è un obiettivo che molti si sforzano di raggiungere, ma non è sufficiente per fare una collaborazione remota. Fare le cose per farle non sposta l’ago.
Fare un lavoro frenetico o alla moda ci fa solo sentire come se stessimo raggiungendo gli obiettivi. Ciò che distingue le aziende è la loro incrollabile attenzione alla collaborazione remota come missione centralizzata e non solo un’altra cosa da fare.
Come azienda in crescita che cerca di espandere la tua influenza e portata, renditi conto che la collaborazione remota non dovrebbe essere al centro dell’attenzione. Invece, il punto focale deve essere su come essere efficaci nella collaborazione remota.
Rendilo parte della missione e della visione dell’azienda in espansione. Lascia che sia un valore fondamentale che ti spinge ad espanderti e crescere.
