Il lavoro agile noto anche come smart working ha rivoluzionato il modo di lavorare in Italia. Una volta considerato un’eccezione, oggi è diventato una realtà consolidata, soprattutto dopo la pandemia. Questo nuovo approccio al lavoro offre maggiore flessibilità e un migliore equilibrio tra vita professionale e personale.
Ma cosa significa esattamente lavoro agile? E quali sono gli strumenti necessari per lavorare da remoto in modo efficace? In questa guida esploreremo questi aspetti e molto altro.
Cos’è il lavoro agile e come funziona
Il lavoro agile è una modalità di lavoro che introduce maggiore flessibilità, modificando vincoli spaziali e orari di presenza in sede. Questo approccio organizza i flussi operativi per fasi e obiettivi, permettendo ai lavoratori di prestare servizio da remoto senza alterare il trattamento economico connesso alla propria mansione.
In Italia, il lavoro agile è disciplinato dalla legge n. 81 del 2017, che ne definisce i contorni e le modalità di attuazione. A differenza del telelavoro, lo smart working rappresenta un nuovo approccio al mondo del lavoro, basato su tre pilastri fondamentali:
- Fiducia il controllo tradizionale viene sostituito da un rapporto di fiducia e responsabilizzazione del singolo lavoratore. La verifica del lavoro svolto avviene tramite gli obiettivi raggiunti, non solo tramite le ore lavorate in loco.
- Collaborazione il lavoro diventa collaborativo e inclusivo, grazie all’utilizzo di tecnologie che rendono più fluido il lavoro stesso.
- Smaterializzazione il tempo e il luogo di lavoro assumono nuovi contorni che escono dalle mura degli uffici.
Il lavoro agile pone al centro la persona, aumentando la produttività e la soddisfazione personale. Questo approccio è particolarmente utile nei momenti di crisi, come dimostrato durante la pandemia di COVID-19.
Smart working e remote working: differenze e somiglianze
Spesso i termini smart working e remote working vengono utilizzati come sinonimi, ma esistono differenze sostanziali tra le due modalità di lavoro.
Il remote working indica qualsiasi modalità di lavoro svolta a distanza rispetto alla sede aziendale. Lo smart working invece, è una particolare modalità di organizzazione del lavoro che, in Italia, corrisponde al lavoro agile disciplinato dalla legge n. 81 del 2017.
La differenza principale riguarda l’organizzazione della prestazione: nel remote working l’elemento centrale è il luogo, mentre nello smart working la flessibilità riguarda anche tempi, modalità di esecuzione, autonomia e obiettivi. In altre parole, lo smart working può essere svolto da remoto, ma lavorare da remoto non significa necessariamente essere in smart working.
Strumenti essenziali per il lavoro agile
Lavorare in smart working richiede l’utilizzo di strumenti che agevolino l’organizzazione del lavoro e le comunicazioni tra colleghi e manager. Gli strumenti informatici giocano un ruolo cruciale in questo contesto.
Organizzazione del workflow
Per organizzare il lavoro in modo efficiente, esistono numerosi strumenti che consentono ai team di avere una visione d’insieme sul lavoro da svolgere e sui task su cui lavorare. Alcuni esempi includono:
- Trello permette di creare workflow in condivisione, assegnare task e chiuderli una volta portati a termine.
- Asana utilizza una metodologia simile a Trello per la gestione dei progetti.
Condivisione dei file
La condivisione di file e documenti è fondamentale per il lavoro agile. Alcuni strumenti utili includono:
- Google Drive offre una suite completa per la condivisione di documenti, fogli di calcolo e presentazioni.
- WeTransfer permette di inviare file di grandi dimensioni.
- One Drive offre funzionalità simili a Google Drive.
- Dropbox un altro strumento popolare per la condivisione di file.
Comunicazione con i colleghi
La comunicazione è essenziale per il lavoro agile. Alcuni strumenti utili includono:
- Google Meet e Google Chat integrati con Google Workspace, permettono di organizzare videoconferenze e scambiare messaggi.
- Slack uno strumento versatile per la comunicazione e la collaborazione in team.
- Zoom una piattaforma pensata per videoconferenze e riunioni online.
- Microsoft Teams integra chat, riunioni online, condivisione di file e strumenti per il lavoro di gruppo.
Organizzazione di riunioni e appuntamenti
Organizzare il tempo e coordinare le disponibilità dei diversi membri del team è fondamentale. Alcuni strumenti utili includono:
- Google Calendar integrato con Google Workspace, permette di creare appuntamenti, riunioni e eventi.
- Microsoft Outlook Calendar il calendario integrato nell’ecosistema Microsoft.
- Calendly pensato per fissare appuntamenti senza il continuo scambio di messaggi.
Gestione del tempo e delle attività
Organizzare il lavoro a distanza significa anche imparare a gestire autonomamente tempi, scadenze e priorità. Alcuni strumenti utili includono:
- Todoist permette di creare liste di attività, assegnare priorità e scadenze.
- Toggl Track consente di monitorare il tempo dedicato alle diverse attività.
- RescueTime aiuta a capire come viene utilizzato il tempo davanti al computer.
Brainstorming e collaborazione
Per il brainstorming e la collaborazione tra colleghi, esistono strumenti che rendono virtuale la classica lavagna su cui si scrive in ufficio. Alcuni esempi includono:
- Stormboard utilizza post-it virtuali e template per condividere idee e organizzare informazioni.
- Miro una vera e propria lavagna digitale collaborativa.
- Mural offre un ambiente di lavoro visuale pensato per il brainstorming e la collaborazione creativa.
- FigJam la lavagna collaborativa di Figma.
Conoscere i giusti strumenti è fondamentale per raggiungere gli obiettivi e, perché no, anticiparli.
