Proroga invio rapporto pari opportunità: cosa devono sapere le imprese

Proroga del termine per il rapporto biennale 2026-2026: istruzioni pratiche per la compilazione e l'invio telematico entro il 15 maggio 2026

Con un comunicato del Ministero del Lavoro datato 30 aprile 2026, è stata disposta la proroga del termine per la presentazione telematica del rapporto biennale sulla situazione del personale maschile e femminile relativo al biennio 2026-2026. La nuova scadenza è fissata al 15 maggio 2026, rispetto alla precedente data del 30 aprile 2026. Il provvedimento offre qualche giorno in più alle aziende per raccogliere e verificare i dati richiesti e per utilizzare l’applicativo dedicato reso disponibile dal Ministero.

Chi è tenuto all’invio e come accedere alla piattaforma

Sono obbligate alla trasmissione le imprese pubbliche e private con oltre 50 dipendenti, calcolati come media annua. Le realtà con un organico inferiore ai 50 dipendenti possono comunque presentare il rapporto su base volontaria. A partire dal 1° marzo 2026 il portale del Ministero, denominato Servizi Lavoro, mette a disposizione l’applicativo per inviare il prospetto. L’accesso alla piattaforma avviene tramite credenziali SPID, CIE o CNS, strumenti necessari per autenticare la trasmissione telematica.

Calcolo dell’organico aziendale

Il conteggio del personale che definisce l’obbligo tiene conto di più categorie: dipendenti a tempo indeterminato, a tempo determinato, apprendisti e dirigenti. Questo criterio di calcolo, indicato come media annua, evita valutazioni episodiche basate su picchi temporanei dell’organico. Per le imprese che stanno valutando il superamento della soglia dei 50 dipendenti è fondamentale verificare le assunzioni e i contratti nel periodo considerato, in modo da determinare correttamente l’obbligo di presentazione e pianificare per tempo le attività di raccolta dati.

Quali informazioni devono essere inserite nel rapporto

Il rapporto richiede una serie di dati dettagliati distinti per genere. Tra le informazioni obbligatorie figurano la distribuzione del personale per qualifica, livello, area e tipologia contrattuale; i processi di reclutamento, selezione, formazione e gestione delle carriere; l’utilizzo di strumenti di conciliazione vita‑lavoro come congedi, part‑time e flessibilità; nonché le differenziali retributivi e le medie salariali. Vanno inoltre documentate le misure adottate dall’azienda per promuovere le pari opportunità e prevenire discriminazioni.

Presentazione del file e conservazione

Una volta completato l’inserimento dei dati, il sistema genera automaticamente un file in formato PDF che può essere firmato digitalmente. Questo documento deve essere conservato in azienda per un periodo di cinque anni. Oltre alla trasmissione al Ministero, una copia del rapporto deve essere inviata alle rappresentanze sindacali interne, ovvero alle RSA/RSU; in assenza di queste ultime, il documento dovrà essere trasmesso alle sedi territoriali delle organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative.

Sanzioni e raccomandazioni pratiche

La mancata o incompleta trasmissione del rapporto biennale comporta conseguenze: sono previste sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, la sospensione di eventuali benefici contributivi riconosciuti all’azienda. Per evitare penalizzazioni è opportuno avviare per tempo la raccolta dei dati, verificare le fonti interne (cedolini, presenze, anagrafiche) e coinvolgere le funzioni HR e legali aziendali per controlli di conformità prima dell’invio.

Per chiarimenti operativi il Ministero ha pubblicato avvisi e istruzioni (si segnala la Notizia del 24 febbraio 2026 che anticipava la disponibilità dell’applicativo). Le imprese interessate dovrebbero monitorare il portale Servizi Lavoro, predisporre la documentazione richiesta e pianificare un confronto con le rappresentanze sindacali. Questa proroga al 15 maggio 2026 rappresenta un’occasione per migliorare la qualità dei dati forniti e per rafforzare misure interne a favore delle pari opportunità.