Tenere un registro scritto di una riunione o conferenza sul posto di lavoro
I verbali delle riunioni sono note dettagliate che fungono da registrazione scritta ufficiale di una riunione o conferenza. La persona responsabile dell’incontro di solito chiede a uno dei partecipanti di occuparsi di questo compito. Un giorno, quel qualcuno potresti essere tu. Anche se non è un lavoro terribilmente difficile, dedicare minuti è importante. Poiché i verbali delle riunioni sono una registrazione ufficiale di ciò che è accaduto, l’accuratezza è fondamentale. Dovrai prendere appunti di riunione approfonditi a cui le persone devono essere in grado di fare riferimento in seguito, se necessario.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a gestire questo compito con finezza. Scopri cosa fare prima , durante e dopo la riunione per assicurarti di prendere minuti efficaci.
Prima dell’incontro
- Scegli il tuo strumento di registrazione. Andrai alla vecchia scuola e userai carta e penna o diventerai high-tech e utilizzerai un computer portatile, un tablet o uno smartphone? Rivolgiti al tuo capo per vedere se preferisce che tu usi un metodo particolare.
- Assicurati che il tuo strumento preferito sia funzionante e fai un backup nel caso in cui quello originale non funzioni. Se porti un laptop, ad esempio, tieni a portata di mano anche carta e penna. Non vuoi dover interrompere la riunione mentre cerchi qualcosa su cui scrivere se il tuo computer si blocca.
- Leggere l’ordine del giorno della riunione prima dell’inizio della riunione. Ti permetterà di formulare uno schema per i tuoi minuti. Lascia un po ‘di spazio sotto ogni elemento e scrivi lì le tue note. In questo modo il tuo lavoro sarà un po ‘più semplice, a condizione che la persona che gestisce la riunione rimanga fedele all’ordine del giorno.
Durante la riunione
- Passa un foglio di presenza e assicurati che tutti abbiano effettuato l’accesso. Dovrai includere un elenco di tutti i partecipanti nei verbali ufficiali della riunione.
- Assicurati di sapere chi sono tutti. In questo modo sarai in grado di identificare chi sta parlando e registrare correttamente tali informazioni.
- Prendi nota dell’ora in cui inizia la riunione.
- Non provare a scrivere ogni singolo commento. Va bene includere solo le idee principali. Fai molta attenzione a non tralasciare elementi con cui non sei d’accordo. I tuoi pregiudizi non dovrebbero influenzarti. Ricorda che questo è un account ufficiale, non la tua opinione su quanto accaduto.
- Annotare tutte le mozioni, chi le ha fatte e gli eventuali risultati delle votazioni; non è necessario annotare chi ha appoggiato una mozione. Naturalmente, le regole della tua organizzazione potrebbero differire, quindi verifica prima quelle con il tuo capo.
- Se i voti su qualsiasi mozione o discussione sono rinviati alla prossima riunione, prenderne nota.
- Registra l’ora di fine della riunione.
Dopo l’incontro
- Scrivi i verbali il prima possibile dopo la riunione mentre tutto è ancora fresco nella tua mente. Se trovi un errore nelle note della riunione o hai una domanda, puoi risolverlo rapidamente parlando con gli altri partecipanti.
- Sulla copia finale del verbale, includere il nome dell’organizzazione, il titolo del comitato, il tipo di riunione (giornaliera, settimanale, mensile, annuale o speciale) e il suo scopo.
- Dare le ore in cui è iniziato e finito.
- Fornisci l’elenco dei partecipanti e una nota su chi ha gestito la riunione. Includi il tuo nome nell’elenco dei partecipanti e, tra parentesi dopo il tuo nome, dì che hai preso i minuti. In alternativa, alla fine del documento, puoi firmare scrivendo “Rispettivamente inviato da” seguito dal tuo nome.
- Correggi i verbali prima di inviarli. Chiedi a qualcun altro che ha assistito di dare un’occhiata anche a loro. Saranno in grado di farti sapere se hai tralasciato qualcosa per sbaglio.
- Inviali alla persona che ha gestito la riunione, a meno che non venga indicato di fare diversamente.
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- Prima dell’incontro
- Durante la riunione