Il lavoro amministrativo è una parte importante per garantire che i processi aziendali di un’azienda si svolgano senza intoppi. Puoi trovare ruoli amministrativi in vari settori, che possono permetterti di esplorare diversi percorsi di carriera all’interno dei campi che ti interessano. Avere certificazioni può aiutarti a trovare un campo amministrativo specializzato e offrirti opportunità di avanzamento di carriera. In questo articolo, discutiamo cos’è un professionista amministrativo, tipi di certificazioni amministrative, benefici e competenze necessarie per il lavoro amministrativo.
Cos’è un professionista amministrativo?
Un professionista amministrativo è una persona che gestisce le attività quotidiane di ufficio di un’azienda per aiutare con i processi di lavoro dei loro colleghi. Queste attività quotidiane possono includere la ricezione di ospiti, la risposta alle telefonate, la risposta alle e-mail, l’archiviazione di documenti o la generazione di rapporti. A seconda del campo di lavoro e del livello di posizione, un professionista amministrativo può avere un lavoro più specifico del settore o ad alta sensibilità, ad esempio con le risorse umane o la gestione dei progetti. Come professionista amministrativo, puoi perseguire certificazioni per sviluppare le tue capacità amministrative e certificare le tue qualifiche.
Tipi di certificazioni amministrative
Le categorie di certificazioni amministrative che puoi perseguire includono:
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Assistere: Puoi trovare diversi livelli di occupazione come assistente amministrativo, come posizioni generali o esecutive. Le certificazioni di assistenza amministrativa si applicano anche a settori specifici, come studi medici o legali.
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Libropaga: Puoi concentrare il tuo lavoro amministrativo su particolari aspetti aziendali come il libro paga. I programmi di gestione stipendi ti insegnano come elaborare e registrare fatturazioni, pagamenti, crediti e altre finanze aziendali.
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Gestione di progetto: Come professionista amministrativo, puoi specializzarti nella gestione di progetti e nell’organizzazione del personale. Una certificazione di gestione dei progetti può offrirti l’opportunità di supervisionare team e sviluppi su larga scala.
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Risorse umane: Le risorse umane sono una parte importante dell’amministrazione aziendale e dell’ottimizzazione delle risorse aziendali. Avere una certificazione delle risorse umane concentra il tuo lavoro amministrativo sulla gestione della distribuzione, della formazione e dell’assunzione del personale.
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Software per ufficio: I processi di lavoro utilizzano diversi sistemi software per ufficio per condurre le responsabilità quotidiane e l’automazione delle attività. La conoscenza certificata in programmi aziendali specifici può essere utile per adattarsi ai diversi sistemi utilizzati dalle aziende.
8 certificazioni amministrative
Considera le seguenti certificazioni per la tua carriera amministrativa:
1. Certificazione di Assistente Amministrativo
Il National Career Certification Board (NCCB) offre il Certificazione Assistente Amministrativo esame, che puoi sostenere online con un software di supervisione dell’intelligenza artificiale per supervisionare il tuo test. Per prepararsi all’esame di certificazione, è possibile acquistare un esame pratico con due test con tre opportunità di superarli, ciascuno senza limiti di tempo. Dopo aver completato gli esami di pratica e la preparazione, puoi iscriverti e pagare per l’esame di certificazione che comprende 80 domande con un limite di tempo di due ore. Una certificazione di assistente amministrativo ti consente di espandere e dimostrare la tua conoscenza dei ruoli di assistenza generale all’interno di un ambiente d’ufficio.
2. Professionista amministrativo certificato (CAP)
L’Associazione Internazionale dei Professionisti Amministrativi (IIAP) offre un Professionista Amministrativo Certificato esame due volte all’anno, una volta in autunno e una volta in primavera. Come prerequisito, puoi avere una laurea con due anni di esperienza lavorativa, una laurea associata con tre anni di esperienza o quattro anni di lavoro professionale amministrativo. Per richiedere il test CAP, puoi candidarti con la tua esperienza lavorativa e il tuo background educativo per la verifica. La Commissione nazionale per le agenzie di certificazione (NCCA) accredita la certificazione dell’esame CAP, che è valida per tre anni e consente di svolgere ruoli di livello superiore o ruoli di assistenza esecutiva per team o individui.
3. Associato certificato in Project Management (CAPM)
Puoi prendere il Associato certificato in Project Management esame attraverso il Project Management Institute per certificare la tua conoscenza delle persone e della gestione dei progetti. L’esame è disponibile online e la certificazione è valida per cinque anni. Come prerequisito per l’esame, puoi avere un diploma di scuola superiore o equivalente insieme a 23 ore di istruzione attraverso i corsi di base di project management del Project Management Institute trovati online. La gestione del progetto copre la gestione del personale del team e la pianificazione per l’ottimizzazione delle prestazioni del progetto.
4. Certificazione fondamentale del libro paga (FPC)
È possibile ottenere un Certificazione fondamentale del libro paga attraverso l’American Payroll Association (APA) con o senza appartenenza all’APA. L’esame è disponibile per essere sostenuto online in autunno o in primavera e include informazioni sulle normative aggiornate sui salari. Per sostenere l’esame, è possibile fare domanda sul sito Web APA durante il periodo di registrazione per la stagione in cui si desidera sostenere l’esame. Le certificazioni salariali dimostrano le tue capacità contabili e possono aiutarti a specializzarti nell’amministrazione finanziaria.
5. Professionista certificato HR (IPMA-CP)
L’International Public Management Association for Human Resources (IPMA-HR) offre corsi e conferenze sull’amministrazione e la gestione delle risorse umane. La certificazione HR Certified Professional è un test di ingresso e di medio livello che richiede di seguire il corso essenziale HR del settore pubblico di IPMA-HR. La certificazione IPMA-CP è valida per tre anni, che è possibile ricertificare frequentando corsi e conferenze HR. I corsi HR ti insegnano le pratiche di assunzione, fidelizzazione e gestione per massimizzare le risorse aziendali.
6. HR Senior Certified Professional (IPMA-SCP)
IPMA-HR ha un livello più elevato di certificazione per i professionisti senior, che è valido per tre anni. HR Senior Certified Professional è rivolto a professionisti amministrativi delle risorse umane di livello senior come manager, direttori e dirigenti. Come prerequisito per l’esame, puoi seguire il corso di successo Developing Competencies for HR di IPMA-HR o inviare una domanda online. Con una certificazione di livello senior, puoi trovare ruoli esecutivi delle risorse umane o posizioni con stipendi più alti.
7. Certificazione Microsoft Office Specialist (MOS)
Certificazione Microsoft Office Specialist gli esami non hanno prerequisiti per sostenere uno dei loro test di certificazione. È possibile scegliere la versione delle famiglie di prodotti e dei programmi Microsoft Office per cui si desidera sostenere l’esame ed è disponibile online con un supervisore virtuale o di persona in un centro di test. Questi esami hanno una combinazione di domande a scelta multipla, a risposta breve e di simulazione per testare la tua conoscenza del software Microsoft Office e puoi ricevere un certificato per ogni programma che superi.
8. Certificazione di eccellenza amministrativa professionale (PACE)
L’American Society of Administrative Professionals offre il Certificazione amministrativa professionale di eccellenza credenziali per certificare che hai sviluppato competenze amministrative che possono essere preziose per i datori di lavoro. L’iscrizione alla certificazione PACE include quattro moduli di apprendimento che coprono la comunicazione, la gestione digitale, la gestione delle persone e la gestione dei progetti, insieme a una guida allo studio per aiutarti a prepararti per l’esame a scelta multipla. Dopo l’iscrizione, hai un anno per completare l’esame e tre opportunità di passare. L’Institute for Credentialing Excellence (ICE) riconosce le certificazioni PACE, valide per due anni.
Vantaggi delle certificazioni amministrative
I vantaggi di ottenere certificazioni amministrative includono opportunità che ti consentono di mantenere aggiornate le tue conoscenze del settore e mostrare ai datori di lavoro la tua esperienza amministrativa. Avere programmi di certificazione e titoli sul tuo curriculum può servire come supplemento alla tua esperienza di curriculum se hai poca esperienza lavorativa. Queste certificazioni mostrano le tue conoscenze e la tua istruzione nel lavoro amministrativo e nella formazione e averle potrebbe aiutarti a guadagnare promozioni o stipendi più alti. I processi di preparazione, studi e ricertificazione per ottenere e mantenere il titolo certificato possono assicurarti di rimanere aggiornato sugli sviluppi della tecnologia e delle normative per migliorare le tue prestazioni amministrative.
Competenze necessarie per le certificazioni amministrative
Puoi sviluppare queste abilità per aiutarti ad avere successo nel lavoro amministrativo:
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Comunicazione: I professionisti amministrativi spesso comunicano con altri professionisti e ospiti per rispondere alle richieste e organizzare riunioni. Questa comunicazione verbale o scritta è chiara e concisa per garantire che vi sia comprensione reciproca tra tutte le parti coinvolte.
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Servizio clienti: In qualità di professionista amministrativo, puoi fungere da punto di contatto tra il personale dell’azienda e gli ospiti. Ricevere gli ospiti e indirizzarli attraverso i canali appropriati richiede competenze di servizio clienti ben sviluppate.
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Inserimento dati: Un professionista amministrativo documenta importanti informazioni e dati aziendali. Possono inserire rapidamente i dati e rivederli per rimuovere eventuali errori o discrepanze nelle informazioni.
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Gestione dei file: In qualità di professionista amministrativo, supervisioni i sistemi di archiviazione fisici e digitali per garantire che i file vengano localizzati rapidamente. La gestione dei file include il controllo, l’ordinamento, l’aggiornamento e l’organizzazione in modo che le informazioni importanti siano accessibili al personale autorizzato.
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Gestione del tempo: I professionisti amministrativi assicurano che le funzioni aziendali di routine funzionino senza intoppi e che possano gestire il proprio tempo insieme all’assistenza ai membri del team con la pianificazione. La gestione del tempo include la comprensione di come assegnare priorità a determinate attività e come multitasking per ottimizzare il loro tempo.
