Microsoft Outlook e Microsoft To Do sono due dei migliori task manager gratuiti disponibili. Ma quale è il migliore nel complesso? Scoprilo qui!
Microsoft ha due app di gestione delle attività. Microsoft To Do è preinstallato su computer Windows ed è disponibile anche online. Il suo client di posta elettronica e calendario, Outlook, include anche una robusta funzionalità Attività.
Ma qual è il migliore per gestire la tua lista di cose da fare? La concorrenza è più vicina di quanto si possa pensare. Questo articolo confronta Microsoft To Do e Microsoft Outlook come app di gestione delle attività per scoprire qual è la scelta migliore.
Più accessibile
To Do, che era Wunderlist, è un’app gratuita inclusa in Windows 10 e 11. È inoltre possibile accedere a Microsoft To Do nel browser. Per Outlook, la funzionalità Attività è disponibile solo nell’app desktop premium. Nella versione web gratuita, si integra invece con To Do.
Per le disabilità, entrambi sono compatibili con le utilità per la lettura dello schermo integrate di Windows. Il testo e le icone di Outlook sono più piccoli. Questo può essere frustrante per chi ha disabilità visive o problemi di destrezza. Ma puoi ingrandirli nelle impostazioni di Windows.
Le impostazioni predefinite di To Do sono più chiare e più grandi. L’uso del colore e della grafica sul testo rende anche più facile la messa a fuoco. Un bel beneficio per coloro che hanno problemi di salute mentale che influenzano l’attenzione. I menu semplificati rendono anche la navigazione dello screen reader più veloce, perché c’è meno da attraversare.
Entrambe le app hanno versioni mobili gratuite per Android e iOS. Le app sono le stesse in termini di accessibilità e contengono molte delle stesse funzionalità delle versioni desktop. Entrambe le app includono anche widget della home page per un accesso rapido.
Ma l’aspetto Attività manca dalla versione dell’app di Outlook. Tutti gli elementi creati in Attività vengono copiati nel calendario come eventi. È possibile visualizzare questi eventi del calendario nell’app Outlook, ma non è possibile utilizzare i rapporti sullo stato di avanzamento o altre funzionalità specifiche delle attività.
Per facilità d’uso, il layout di Outlook ha molte opzioni e menu multistrato. To Do è molto più facile da imparare e gestire. Il suo design aerodinamico e le funzioni semplificate sono facili da navigare. È semplice anche per un principiante del computer.
Vincitore: Da fare
Ideale per progetti di gruppo
Outlook è un solido strumento di collaborazione per la gestione dei progetti. Si integra con il calendario di Outlook e la posta di Outlook. Ciò semplifica l’assegnazione dei contatti e la pianificazione del lavoro.
Ottieni anche molti dettagli sullo stato di avanzamento di ogni attività. Puoi tenere traccia delle ore lavorate, della percentuale di completamento e degli stati come “in attesa di qualcun altro”. Se condividi l’attività con una sola altra persona, vieni aggiornato sulle modifiche di quella persona.
Outlook consente inoltre di inviare richieste di attività. Questo è quando invii un’e-mail a un contatto, chiedendogli di avviare un’attività e assegnandolo automaticamente ad esso. A tua scelta, puoi conservare una copia dell’attività e ottenere un aggiornamento quando è contrassegnato come completo alla loro estremità.
Infine, Outlook ha un pulsante rapido per inviare rapporti sullo stato. Questi riepilogano le impostazioni di stato dell’attività in un messaggio di posta elettronica. Puoi inviare questa e-mail direttamente dalla finestra delle attività e allegare eventuali note aggiuntive che desideri.
To Do ha anche alcuni buoni strumenti di collaborazione. È possibile assegnare altri utenti a un’attività tramite un collegamento condivisibile. È possibile condividere l’accesso a un elenco creato o solo a un’attività specifica. In questo modo è facile controllare l’accesso.
Se le persone con cui vuoi condividere sono nel tuo elenco contatti, è ancora più facile. Quando si condivide un elenco, To Do genererà un elenco dei contatti di Windows Mail. È inoltre possibile cercare contatti da OneNote.
To Do ha anche un vantaggio per progetti complessi. Ti consente di suddividere un’attività in passaggi. Questo può migliorare la motivazione e rendere il compito più attuabile. Attività di Outlook non include una funzionalità Passaggi.
Vincitore: Attività di Outlook
La migliore organizzazione
La funzionalità Attività di Microsoft Outlook diventa davvero specifica con la sua organizzazione. Che sia una buona cosa o meno dipende da come lavori. Attività di Outlook supporta cartelle con sottocartelle e sistemi di ordinamento automatico. To Do adotta un approccio più semplice.
In Outlook è possibile utilizzare le regole per inviare determinati messaggi di posta elettronica o eventi del calendario a una cartella Attività specifica. Consente inoltre di impostare livelli specifici di priorità. È inoltre possibile codificare a colori le attività con Categorie.
To Do offre tutte le stesse funzionalità di Outlook, ma le semplifica. To Do ha cartelle, ma non sottocartelle. Ti consente di contrassegnare la priorità, ma è limitato a un sistema binario: gli oggetti con una stella sono importanti, gli oggetti senza lo sono.
To Do supporta anche le categorie sotto forma di hashtag ricercabili. L’aggiunta di un hashtag in qualsiasi punto di un’attività crea una categoria con lo stesso nome. La migliore funzionalità di To Do, che manca a Outlook, è la funzionalità My Day.
My Day è una cartella intelligente in Microsoft To Do. È un’agenda di un solo giorno che puoi popolare manualmente o scegliere tra i suggerimenti di To Do. I suggerimenti si concentreranno sulle attività che sono previste a breve, contrassegnate come importanti o quelle che non hai toccato per un po ‘.
Questa agenda intelligente borda To Do in anticipo rispetto alle attività di Outlook, ma è molto vicina. Se vuoi o hai bisogno del livello di dettaglio extra, vai invece con Outlook.
Vincitore: Da fare
La migliore personalizzazione
Sia To Do che Outlook consentono di allegare file e collegare l’attività a un messaggio di posta elettronica. In Da fare, è necessario contrassegnare l’e-mail, quindi spostare l’attività da E-mail contrassegnate in qualsiasi elenco desiderato. Entrambi consentono inoltre di aggiungere note di testo all’attività e di allegare file multimediali all’attività.
Solo Outlook consente di utilizzare la formattazione RTF e le immagini nella descrizione dell’attività. Ma questi elementi di design sono estetici, quindi aggiungerli ad ogni attività può essere una perdita di tempo. Inoltre, è necessario fare clic sull’attività per vederli.
Allegare file è più utile. Solo Outlook consente di collegare le attività tra loro. A tale scopo, è possibile allegare l’opzione Allega elemento di Outlook. Questa capacità cruciale di collegare le attività correlate manca in To Do.
La personalizzazione di To Do è per lo più estetica. È possibile selezionare il colore di sfondo di un elenco e creare elenchi personalizzati. È inoltre possibile selezionare modelli di ordinamento di base, ad esempio per data di scadenza o per data di creazione.
To Do genera anche vari elenchi intelligenti, come e-mail contrassegnate e assegnate a me. Puoi attivarli o disattivarli. Per coloro che hanno bisogno di mettere a punto le tue attività, Outlook è il chiaro vincitore.
Vincitore: Attività di Outlook
La migliore app di produttività di Microsoft
Per uso personale e progetti su piccola scala, To Do funziona bene. Ma nel complesso, l’elenco di funzionalità più robusto di Outlook vince. Il dettaglio extra supporta un livello più elevato di professionalità e la personalizzazione di alto livello non può essere battuta.
Soprattutto se stai gestendo un progetto complesso, Microsoft Outlook è la soluzione migliore per un’app di gestione delle attività.