Un intervento dell’autorità garante ha messo sotto accusa l’utilizzo, da parte di un ente pubblico regionale, di un sistema di geolocalizzazione per monitorare i dipendenti in smart working. La vicenda è stata avviata a seguito di un reclamo presentato da una dipendente e di una segnalazione formale del Dipartimento della Funzione Pubblica che hanno portato l’autorità a verificare l’uso dell’applicazione denominata “Time Relax” per le timbrature e la registrazione delle posizioni.
Violazioni accertate dal Garante sulla gestione dei dati di localizzazione
L’istruttoria dell’autorità ha evidenziato molteplici profili di non conformità rispetto al Regolamento (UE) /679 (GDPR) e al Codice privacy. In primo luogo il trattamento delle coordinate GPS è stato considerato una forma di controllo diretto dell’attività lavorativa, con una finalità non consentita dalla normativa sulla disciplina del lavoro agile, e con un impatto significativo sulla sfera privata dei lavoratori. L’ente aveva richiesto ai dipendenti di attivare la localizzazione sui dispositivi usati per le timbrature in ingresso e uscita al fine di verificare la corrispondenza tra posizione e accordi individuali, pratica che il Garante ha ritenuto sproporzionata rispetto alle esigenze organizzative dichiarate.
Questioni giuridiche e di consenso
Dal punto di vista della base giuridica il Garante ha respinto le giustificazioni dell’ente basate su una delibera interna e su un accordo con le rappresentanze sindacali, ritenendo che tali atti non costituiscano una valida norma di legge per trattamenti così invasivi. Inoltre, la richiesta di consenso tramite l’app è stata dichiarata inadeguata: in un rapporto di lavoro la posizione di squilibrio tra datore e dipendente rende il consenso non idoneo come fondamento giuridico per operazioni che incidono su libertà e diritti fondamentali.
Principi di minimizzazione, informativa e valutazione d’impatto
Il Garante ha riscontrato altresì una raccolta sistematica di dati di localizzazione eccedente il necessario, violando il principio di minimizzazione. I lavoratori non hanno ricevuto un’adeguata informativa ai sensi dell’articolo 13 del GDPR, priva di elementi essenziali relativi a finalità, tempo di conservazione e modalità di trattamento. Infine, l’ente non ha effettuato una valutazione d’impatto preventiva, non valutando i rischi significativi per i diritti e le libertà delle persone interessate nonostante il trattamento presentasse un alto livello di rischio intrinseco.
Provvedimenti del Garante, sanzione e implicazioni per i datori di lavoro
Al termine dell’accertamento l’autorità ha qualificato il trattamento come illecito e ha irrogato una sanzione amministrativa di 50.000 euro, disponendo anche la pubblicazione dell’ordinanza sul proprio sito per motivi di trasparenza e deterrenza. L’ente ha comunicato di aver interrotto l’uso della funzione di geolocalizzazione e di aver adottato misure correttive in via autonoma, ma il provvedimento rimane esemplare per la portata delle violazioni accertate e per il numero di lavoratori coinvolti.
Limiti applicativi delle tecnologie di controllo
Il caso ribadisce un principio fondamentale: il controllo dell’attività lavorativa tramite strumenti tecnologici può essere ammesso solo se strettamente necessario per finalità organizzative, produttive, di sicurezza o tutela del patrimonio, e comunque nei limiti della proporzionalità e della forma indiretta di monitoraggio. Ogni soluzione tecnologica deve poggiare su una solida base giuridica, essere adeguata e limitata nel tempo e nello spazio, e preceduta da una documentata valutazione dei rischi per i diritti dei lavoratori.
Uso disciplinare dei dati e rischi operativi
Un elemento particolarmente criticato è stato l’impiego dei dati di geolocalizzazione per avviare un procedimento disciplinare nei confronti di un lavoratore, seppure poi sospeso. L’autorità ha sottolineato che l’utilizzo di dati raccolti per finalità diverse senza una base giuridica adeguata è illecito, con conseguenze sia sul piano della responsabilità amministrativa sia su quello della tutela dei diritti sindacali e individuali.
