La comunicazione scritta è un’abilità cruciale da avere nell’era moderna dell’informazione. La maggior parte dei lavori richiede di comunicare per iscritto, sia tramite e-mail, lettere formali, note, messaggi di testo o messaggi online. Le abilità comunicative scritte ti consentono di dare una direzione in modo efficace. In questo articolo, elenchiamo i modi per comunicare chiaramente utilizzando la comunicazione scritta.
Cos’è la comunicazione scritta?
La comunicazione scritta è qualsiasi messaggio scritto che due o più persone si scambiano. La comunicazione scritta è in genere più formale ma meno efficiente della comunicazione orale. Esempi di comunicazione scritta includono:
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E-mail
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Messaggi di testo
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Post del blog
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Lettere commerciali
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Rapporti
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Proposte
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Contratti
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Descrizioni dei lavori
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Manuali per i dipendenti
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Memo
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Bollettini
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Messaggi istantanei
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Cartoline
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Fax
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Pubblicità
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Brochure
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Comunicati stampa
La maggior parte delle aziende richiede e dipende dalla comunicazione scritta per funzionare e condividere informazioni.
Qualità di comunicazione scritta efficace
Tutte le forme efficaci di comunicazione scritta hanno queste qualità:
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Esauriente: Include tutti i dettagli rilevanti
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Accurato: Tutti i dettagli sono corretti
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Appropriato: Ha il giusto tono e livello di formalità
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Composizione: Ha ortografia e grammatica corrette
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Chiaro: È comprensibile
Modi per comunicare chiaramente con la comunicazione scritta
Una scrittura efficace consente al lettore di capire tutto ciò che stai dicendo. Ecco alcuni modi in cui puoi comunicare in modo chiaro e semplice:
1. Identifica e indica chiaramente il tuo obiettivo
Una comunicazione scritta efficace ha un obiettivo ovvio che trasmetti al lettore. Descrivi in parole chiare ciò che vuoi che il lettore faccia o sappia.
2. Usa il tono giusto
Il tono può aiutare la tua scrittura ad essere più efficace. Alcune forme di comunicazione, come i memorandum, richiedono un tono formale. Scrivere ad un amico, tuttavia, richiede un tono informale. Il tono che usi dipende dallo scopo della scrittura e dal pubblico.
3. Mantieni la semplicità
Evita il gergo, le espressioni o le parole grandi o complesse. Vuoi rendere più facile per il lettore capire cosa stai dicendo, indipendentemente dalla loro familiarità con la tua azienda o settore.
4. Rimani in tema
Evita informazioni irrilevanti. La chiarezza è essenziale. Mantieni brevi paragrafi e frasi, poiché affermazioni complicate e lunghe rallentano il lettore. Includi solo parole che aggiungono valore al lettore e si concentrano sul tuo obiettivo principale.
5. Usa la voce attiva
La voce attiva rafforza la tua scrittura e rende le tue affermazioni più facili da capire. La voce attiva coinvolge anche il lettore e mantiene la sua attenzione. Un esempio di voce passiva è: “La lettera è stata inviata da me”. Puoi comunicare questa affermazione in modo più chiaro e conciso se la riscrivi in voce attiva: “Ho inviato la lettera”.
6. Chiedi a qualcuno di correggere i tuoi scritti
La punteggiatura, l’ortografia e la grammatica corrette sono fondamentali. Chiedi a qualcuno di leggere i tuoi scritti prima di inviarli o condividerli. Se nessuno è disponibile, leggilo ad alta voce a te stesso.
7. Semplifica la lettura e la scansione
E-mail, memo, lettere e pagine Web con testo breve e molto spazio bianco sono più facili da leggere rispetto alle comunicazioni con testo pesante. Suddividi i tuoi contenuti in paragrafi o sezioni di facile lettura e comprensione. Ciò è particolarmente importante quando gli spettatori leggono su uno schermo, come contenuti web ed e-mail. Usa punti elenco, intestazioni e paragrafi brevi per rendere il testo più facile da capire.
8. Sii professionale
Quando scrivi per lavoro, mantieni il contenuto professionale. Evita di fare battute o discutere argomenti sensibili che il lettore potrebbe interpretare in modo diverso da quello che volevi. Un tono professionale, in particolare nelle comunicazioni formali, porta il lettore a fidarsi e rispettare te.
9. Pratica
Più scrivi, più forti diventano le tue capacità di comunicazione scritta. Esercitati a scrivere frequentemente una varietà di tipi di comunicazione, tra cui:
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E-mail
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Lettere
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Comunicati
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Post del blog
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Memo
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Rapporti
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Contenuto del sito web
Prendi in considerazione la possibilità di scrivere ipotetici comunicati stampa e testi pubblicitari, ad esempio, piuttosto che documenti che la tua organizzazione prevede di inviare o pubblicare. Chiedi a un amico o collega di leggere i tuoi scritti e darti un feedback in modo da sapere cosa migliorare quando il tuo manager ti chiede di scrivere una comunicazione professionale.
L’importanza della comunicazione scritta nel mondo degli affari
Le aziende usano la comunicazione scritta in quasi tutto ciò che fanno. Ecco diversi motivi per cui questa forma di comunicazione è importante per il business:
Economico ed efficiente
La comunicazione scritta è conveniente. Una lettera, ad esempio, costa meno di una telefonata a lunga distanza, ma può comunicare la stessa cosa. Anche le lettere sono accomodanti. I professionisti possono scrivere lettere a loro piacimento e i destinatari possono leggere la lettera a loro piacimento. In alternativa, potresti ricevere una telefonata importante in qualsiasi momento della giornata, compresi gli orari in cui sei occupato.
La comunicazione scritta è ideale per l’invio di messaggi non urgenti. È possibile inviare una semplice cartolina o lettera, ad esempio, per ringraziare un cliente o informare i clienti sugli aggiornamenti degli ordini.
Accuratezza
Molte comunicazioni aziendali sono lunghe e complesse. Lettere scritte con cura aiutano a garantire che anche le comunicazioni complicate siano accurate. È più probabile che si verifichino errori di comunicazione con comunicazioni verbali come le conversazioni telefoniche.
Tenuta dei registri
La comunicazione scritta, in particolare se firmata da una o più parti, è più ufficiale della comunicazione verbale. Serve come registrazione permanente di un accordo, conversazione o accordo e puoi fare riferimento ad esso in futuro.
Buona volontà e branding
Il modo migliore per trasmettere comunicazioni come inviti, auguri stagionali, lettere di ringraziamento, messaggi di congratulazioni e condoglianze è per iscritto. I messaggi scritti personalizzati aiutano a sviluppare relazioni professionali positive e rispettose. Puoi anche usare le lettere per promuovere le relazioni con i clienti, creare un’impressione positiva e creare buona volontà. Potresti inviare a un contatto professionale una lettera scritta, ad esempio, per il suo compleanno, quando il suo figlio o la sua figlia si sposa o quando riceve una promozione.
Le lettere commerciali scritte rendono queste situazioni più personali e promuovono un sentimento di amicizia. Per questo motivo, sono strumenti di promozione aziendale indiretta.
Oltre a comunicare informazioni e costruire buona volontà, le lettere aiutano anche a creare un’immagine positiva dell’azienda che le invia. Ogni lettera che un’azienda invia è un ambasciatore di buona volontà che parla per i valori e la qualità dell’organizzazione.
