Una guida alla matrice delle priorità del progetto (prioritizzazione)

Una matrice delle priorità del progetto viene utilizzata per aiutare le aziende a determinare le priorità all’interno dei progetti. Può offrire chiarezza a un team all’inizio di un progetto e durante tutto il loro lavoro. In questo articolo, discutiamo cos’è una matrice di priorità di progetto, perché potresti usarla, quali priorità sono incluse e come sviluppare una matrice di priorità di progetto.

Che cos’è una matrice delle priorità del progetto?

Una matrice delle priorità del progetto, nota anche come matrice di prioritizzazione, è un approccio strutturato per determinare a cosa dare la priorità quando si lavora su un progetto. Una semplice matrice di priorità mappa tre priorità di base ma in competizione in un progetto: tempo, costo e ambito.

La creazione di una matrice delle priorità del progetto consente di ordinare vari elementi in ordine di importanza per vedere facilmente quali obiettivi dovrebbero essere completati per primi. Di solito, l’intero team che lavora su un progetto aiuta a determinare come appare la matrice delle priorità del progetto con il contributo della direzione e di altre parti interessate

Principali elementi del progetto

Il successo di un progetto è determinato da tre elementi principali: costo (budget), tempo (pianificazione) e ambito (prestazioni). Le interrelazioni tra questi tre elementi del progetto sono spesso diverse per i vari stakeholder del progetto.

Per sviluppare una matrice delle priorità del progetto, è necessario stabilire quale elemento del progetto deve essere vincolato, accettato e migliorato. Organizzando le priorità in questo modo, un team ha un modo per determinare ciò che è più importante nel proprio progetto.

Ore

Il tempo potrebbe significare alcune cose diverse per le priorità del progetto. Potresti avere una scadenza difficile da rispettare senza spazio per ritardi. Forse non c’è una scadenza fissa, ma la direzione non vuole che il progetto richieda troppo tempo. Per alcuni progetti, tuttavia, il tempo potrebbe non essere una considerazione rispetto alle altre due priorità.

Costo

Il costo si riferisce a quanto il costi di progetto da completare. Per alcuni progetti, il costo potrebbe essere una seria preoccupazione in quanto l’obiettivo è quello di non spendere oltre un certo importo. Per altri, il costo potrebbe non essere così importante finché il progetto è fatto bene e in tempo. A volte, se si dà la priorità alla pianificazione e alla qualità del progetto, il costo sale per far accadere queste cose.

Portata

Le ambito del progetto si riferisce a ciò che è incluso in esso. Ambito, a volte indicato come prestazioni, e include sia la qualità del progetto che il numero di elementi inclusi in esso. È possibile che l’ambito di un progetto sia limitato e debba rimanere focalizzato su un’area specifica con maggiore flessibilità in termini di costi e tempi. Può darsi che il team voglia che l’ambito del progetto sia ampio e copra una vasta gamma di cose.

Come sviluppare una matrice delle priorità del progetto

Ecco 6 passaggi per sviluppare una matrice delle priorità del progetto:

1. Incontra tutte le persone coinvolte

Per sviluppare la matrice delle priorità del progetto, è necessario prima incontrare l’intero team di progetto, se possibile, o almeno tutti i manager coinvolti, stakeholder o chiunque abbia la supervisione del progetto e il potere di prendere decisioni prioritarie. Potrebbe essere utile che le persone coinvolte compilino la propria matrice di priorità di progetto ideale. Quindi, è possibile esaminarli tutti per creare la matrice delle priorità generali del progetto. Non è necessario che tutti siano d’accordo sulle priorità. Quelli con la maggiore autorità sul progetto dovrebbero prendere la decisione finale su quale matrice utilizzare.

2. Scegli quale elemento vincolare

Il passo successivo consiste nel determinare quale dei tre elementi del progetto sarà vincolato da una limitazione ferma come:

• Costo vincolato: Il budget del progetto non può superare un certo importo.

• Tempo limitato: Il progetto non può superare una certa data di completamento o consegna.

• Ambito vincolato: Il progetto ha un ambito limitato stabilito dalle parti interessate.

3. Decidi quale elemento accettare

Successivamente, è necessario scegliere quale elemento accettare. Accettando un elemento, il team sta rendendo prioritario fare ciò che deve essere fatto anche se è al di fuori dei parametri originali del progetto.

• Costo accettato: Il team può spendere tutto se necessario per raggiungere gli altri due elementi.

• Orario accettato: Il team può impiegare tutto il tempo necessario per completare o consegnare il progetto.

• Ambito accettato: Il team può determinare l’ambito del progetto senza limitazioni.

4. Scegli quale elemento migliorare

Ora scegli quale elemento verrà migliorato oltre il suo obiettivo di base.

• Costo migliorato: Il team avrà un obiettivo di progetto con l’obiettivo di spendere meno di quello.

• Tempo migliorato: Il team potrebbe avere una scadenza finale, ma essere incoraggiato a terminare il progetto in anticipo.

• Ambito migliorato: Infine, se l’ambito è la priorità da migliorare, il team potrebbe avere un ambito di base ma sta cercando di aggiungere all’ambito per includere altri elementi.

5. Crea la matrice che mostra le priorità

Una volta che il team ha raggiunto un consenso generale su dove posizionare ogni priorità, è possibile creare la matrice di priorità del progetto finale. La matrice è semplice da creare e compilare, ma fornisce molte informazioni utili a coloro che gestiscono e lavorano al progetto.

La matrice effettiva potrebbe essere simile alla seguente:

6. Usa la matrice mentre lavori al progetto

Dopo aver finalizzato la matrice, il team può utilizzarla come promemoria mentre lavora. Ad esempio, il team potrebbe aver determinato che il costo è la priorità limitata, ma dopo aver lavorato al progetto, ritengono che più fondi potrebbero aiutarli a raggiungere qualcosa di più grande. In questa situazione, potrebbero chiedere se è possibile aumentare il budget. Tuttavia, poiché il costo era la priorità che il team ha scelto di vincolare, è probabile che il budget rimanga fermo.