Guida pratica all’applicazione delle imposte sostitutive in busta paga

Sintesi delle regole per applicare in busta paga l'imposta sostitutiva del 5% sugli aumenti contrattuali e del 15% sulle indennità per lavoro notturno nel 2026

Legge n. 199/2026 e circolare n. 2/E del 24 hanno introdotto due modalità di tassazione agevolata da applicare direttamente in busta paga per i lavoratori dipendenti del settore privato. Di seguito trovi una guida pratica pensata per chi gestisce il payroll: cosa prevede la norma, a chi si rivolge, come verificare i requisiti e quali operazioni devono fare i sostituti d’imposta.

Cosa cambia in breve – Due regimi distinti: un’imposta sostitutiva del 5% sugli incrementi retributivi legati ai rinnovi dei contratti collettivi nazionali (CCNL) sottoscritti nel corso del 2026; un’imposta sostitutiva del 15% sulle maggiorazioni per lavoro notturno, festivo e su turni, fino a un massimo annuo di 1.500 euro. – Limiti di reddito: il regime al 5% è riservato ai lavoratori con reddito fino a 33.000 euro (anno 2026), quello al 15% fino a 40.000 euro. La legge prevede poi alcune esclusioni e condizioni specifiche che vanno considerate caso per caso.

Ambito di applicazione e criteri pratici – Imposta 5%: riguarda solo gli aumenti riconosciuti come retribuzione diretta (mensilità, tredicesima/quattordicesima incluse) e pagati nel 2026, riferiti a rinnovi contrattuali firmati tra il 1° gennaio e il 31. Rimangono escluse componenti di natura indiretta (scatti di anzianità, straordinario, ferie, permessi, voci che incidono sul TFR). – Imposta 15%: si applica alle maggiorazioni per lavoro notturno, festivo, riposo settimanale e lavoro a turni nel 2026, con franchigia annua di 1.500 euro: le somme fino a tale soglia sono tassate al 15%, oltre diventano imponibili secondo le regole ordinarie. Sono escluse, tra le altre, voci già soggette ad altre imposte sostitutive o premi di risultato.

Verifica del requisito reddituale – Il datore di lavoro deve accertare il reddito complessivo del lavoratore riferito al 2026, considerando tutte le fonti di reddito per evitare errori. Se il dipendente ha avuto più rapporti nel 2026, dovrà fornire le Certificazioni Uniche o, in alternativa, una dichiarazione sostitutiva ai sensi del DPR n. 445/2000. – Quando non c’è un sostituto d’imposta (per esempio in alcuni rapporti di lavoro domestico), l’agevolazione può essere richiesta direttamente in dichiarazione dei redditi: in questo caso il lavoratore dovrà tenere tutta la documentazione delle somme percepite e delle eventuali ritenute.

Casi pratici e dettagli di calcolo – Aumenti ripartiti su più anni: se l’incremento previsto dal CCNL è distribuito su più annualità, l’agevolazione al 5% si applica solo alle quote effettivamente riconosciute nel 2026 (le “tranche” liquidate nell’anno). – Assenze e integrazioni retributive: in caso di malattia, maternità o infortunio il beneficio si riferisce soltanto alla parte dell’aumento presente nell’integrazione retributiva pagata dal datore di lavoro. È utile documentare chiaramente quali voci rientrano nella retribuzione diretta e quali nelle integrazioni per evitare contestazioni.

Esclusioni e particolari categorie professionali – Il tetto di 1.500 euro per il regime al 15% si calcola sulla somma annua delle voci agevolabili. Alcune categorie, ad esempio settori legati al turismo o alla somministrazione alimenti e bevande, possono avere regole o esclusioni specifiche previste dalla legge: in tali casi l’azienda deve adeguare il trattamento contabile e la documentazione in base alle disposizioni applicabili.

Obblighi del sostituto d’imposta – Il datore di lavoro applica le imposte sostitutive direttamente in busta paga senza bisogno di un’apposita istanza del lavoratore; l’eventuale scelta per la tassazione ordinaria richiede invece una rinuncia scritta da parte del dipendente. – I versamenti devono essere effettuati usando i codici tributo istituiti dalla risoluzione n. 3/E del 29. Le somme assoggettate alle imposte sostitutive non concorrono alla formazione del reddito complessivo, pur potendo incidere su taluni benefici o detrazioni; per questo la corretta contabilizzazione è fondamentale.

Aggiornamenti per i software paghe e controlli – La circolare n. 2/E richiede modifiche ai gestionali paghe: fornitori e reparti HR/payroll devono aggiornare gli algoritmi di calcolo, i report e le funzioni di controllo per gestire le nuove aliquote e i limiti reddituali. – Potrebbero rendersi necessari conguagli sulle mensilità già erogate nel 2026 per adeguare le differenze. Tutte le verifiche e le scelte operative andranno documentate in modo tracciabile, così da facilitare eventuali controlli amministrativi e ridurre il rischio di contestazioni.

Per chi gestisce il payroll: checklist rapida – Verificare i redditi 2026 dei dipendenti (CU o dichiarazioni sostitutive). – Identificare le voci soggette alle aliquote del 5% e del 15%. – Applicare le imposte sostitutive in busta paga con i codici tributo corretti. – Aggiornare il software paghe e preservare la documentazione delle verifiche. – Valutare e contabilizzare eventuali conguagli.