Molte imprese provano a fare i turni all’interno del team così da poter mantenere l’operatività tutto l’anno.
Le vacanze estive si stanno avvicinando e come ogni anno i responsabili del personale si trovano a fare i conti con richieste di sovrapposizioni, reparti scoperti e dipendenti che aspettano le conferme.
Dal manuale ai fogli Excel molte attività pensano già di aver fatto un passo avanti ma è con un’app per la gestione di ferie e permessi che si riesce a fare la differenza. Attenzione però agli errori da non commettere, ecco una panoramica degli sbagli da non fare.
Approvare senza avere il quadro competo
Lo sbaglio più comune è sicuramente questo: dire sì a richieste di ferie per poi accorgersi che in quella settimana erano già assenti altri colleghi dello stesso reparto. Con un calendario condiviso e aggiornato in tempo reale la sovrapposizione si vede immediatamente e si risolve il problema alla radice.
Il punto principale deve essere evitare il caos operativo e non trovarsi a revocare domande precedentemente approvate; il rischio malcontento e risentimento da parte dello staff in quei casi è alto. Invece, muovendosi con trasparenza, si mantiene un clima di fiducia e stima reciproca.
Non tenere traccia dei residui
Le ferie maturano nel corso dell’anno, ma non tutti maturano allo stesso ritmo: dipende dal contratto, dall’anzianità, dalla tipologia di rapporto. Tenere tutto questo sotto controllo manualmente è una fonte continua di potenziali errori. Un software dedicato calcola in automatico ferie, ROL e permessi ex festività, tiene memoria dei residui degli anni precedenti e li riporta in quello corrente senza che ci sia bisogno di interventi manuali.
C’è chi potrebbe non ricordare quante vacanze ha ancora disponibili e potrebbe sforarli. Non si tratta di malafede nella maggior parte dei casi, ma con un buon software si può evitare questa situazione.
Il monitoraggio avviene in automatico con un accumulo mensile gestito direttamente dal software e questo conteggio viene mostrato sia ai dipendenti sia agli HR.
Gestire manualmente
C’è ancora chi raccoglie le richieste di ferie via messaggio WhatsApp, via mail, su un foglietto. Non è una critica: è la realtà di molte piccole imprese, dove le procedure formali spesso cedono il passo all’improvvisazione quotidiana. Il problema è che questo approccio fa perdere tempo e genera confusione su chi ha chiesto cosa e quando.
Con un’app digitale la soluzione è autonoma, non interrompe il lavoro di nessuno e sia la domanda sia l’approvazione avvengono in pochi clic.
Pianificare all’ultimo momento
La pianificazione delle vacanze estive non può protrarsi oltre giugno, il rischio è che ci sia malcontento nel non potersi organizzare con la propria famiglia e prenotando per tempo.
Raccogliere le richieste con anticipo, verificare che tutti i reparti siano coperti, bilanciare le esigenze dei dipendenti con quelle operative dell’azienda; tutto questo richiede tempo e una visione d’insieme che è impossibile avere se si comincia tardi. La buona notizia è che, con gli strumenti giusti, questo processo si velocizza in modo sensibile.
L’estate non è un problema se si utilizza un piano ferie ben fatto sfruttando le potenzialità che la tecnologia offre attraverso un software di gestione specifico.
