Gli assistenti amministrativi sono responsabili di una varietà di compiti durante la loro giornata lavorativa e possono anche comunemente assumere i processi organizzativi e di documentazione per le organizzazioni per cui lavorano. Inoltre, questi professionisti si basano su una varietà di competenze che combinano competenze difficili come applicazioni informatiche e competenze trasversali, tra cui una comunicazione efficace e l’attenzione ai dettagli.
Se ti stai preparando a un colloquio per un lavoro come assistente amministrativo o ruolo di supporto all’ufficio, ci sono diverse domande a cui ti consigliamo di prepararti. In questo articolo, discuteremo le domande del colloquio amministrativo, comprese le domande generali sul tuo background e le domande approfondite con alcuni esempi per aiutarti a mettere in pratica le tue risposte in anticipo.
Domande generali
Probabilmente dovrai rispondere a domande di base che aiutano l’intervistatore a conoscerti e valutare come ti adatterai al ruolo. Ecco alcuni esempi per aiutarti a farti un’idea di cosa prepararti:
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Come ti descriveresti?
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Cosa l’ha attratta di questa particolare posizione amministrativa?
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Cosa sai della nostra azienda?
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Come ti vedi a contribuire alla nostra azienda?
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Come sei venuto a conoscenza di questa posizione?
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Quali competenze ti renderanno di successo sul lavoro?
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Qual è il tuo ambiente di lavoro ideale?
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Quale pensi sia una debolezza che vorresti migliorare?
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Quali sono i tuoi obiettivi?
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Dove ti vedi tra cinque o dieci anni?
Domande sull’esperienza e sul background
Queste domande forniscono all’intervistatore informazioni sulla tua precedente esperienza lavorativa, su qualsiasi istruzione o credenziali speciali che hai e su come ti sei comportato in ruoli passati. Ecco alcune domande di esempio che potresti incontrare sul tuo background:
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Quali qualità ritieni necessarie come assistente amministrativo?
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Puoi descrivere le tue competenze informatiche?
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Qual è la tua velocità media di digitazione parola al minuto?
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Qual è uno dei tuoi più grandi successi?
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Che tipo di compiti sei stato responsabile del tuo ultimo lavoro?
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Come ti descriverebbero i tuoi precedenti datori di lavoro?
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Quali passi fai nel tuo sviluppo professionale?
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Come ti senti a lavorare come parte di una squadra?
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Come ti avvicini al tuo lavoro in modo indipendente e come fai a sapere quando chiedere supporto?
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Hai esperienza nel fare presentazioni?
Domande approfondite
Man mano che l’intervistatore diventa più approfondito durante il colloquio, puoi aspettarti di rispondere a domande su come gestisci situazioni difficili, come ti avvicini alla risoluzione dei problemi, come organizzi il tuo lavoro e altre domande relative al modo in cui ti esibisci in un ruolo amministrativo. Le seguenti domande sono esempi di cosa aspettarsi:
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Come gestisci più pianificazioni?
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Descrivi una giornata tipo per te come assistente amministrativo.
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Come ti avvicini a grandi attività e progetti con scadenze simili?
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Che esperienza hai con Excel e altri software di organizzazione dei dati?
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Se hai un disaccordo con il tuo supervisore, come lo gestisci?
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In che modo il servizio clienti si relaziona con l’amministrazione?
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Come garantite la riservatezza dei file personali e dei documenti sensibili?
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Come pensate di migliorare le nostre procedure d’ufficio?
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Cosa faresti se vedessi un collega fare qualcosa di non etico?
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Quali ritieni siano le funzioni importanti di un assistente amministrativo?
Domande sull’intervista amministrativa e risposte di esempio
Utilizzare le seguenti domande di intervista amministrativa e le risposte di esempio per prepararsi in anticipo:
Quali strumenti e risorse utilizzate per organizzare le attività e le pianificazioni?
L’intervistatore potrebbe chiederti questo come un modo per valutare la tua competenza con determinate tecnologie o applicazioni informatiche che ti aiutano a mantenere i progetti organizzati e tenere traccia di più pianificazioni. Parla del software o delle applicazioni con cui hai esperienza e di come lo usi per organizzare il tuo lavoro.
Esempio: “Sono molto esperto con la suite di programmi Microsoft Office. Preferisco Excel per l’organizzazione di tutti i miei progetti perché posso suddividere le priorità in diverse pagine e parametri di input personalizzati. Adoro anche la versatilità di SharePoint perché posso collaborare tra i reparti e organizzare ruoli e attività di progetto per ogni team”.
Come affronteresti la supervisione degli altri dipendenti?
In molti casi, gli assistenti amministrativi e i professionisti del supporto d’ufficio assumono ruoli di gestione e leadership. L’intervistatore potrebbe probabilmente chiedere della tua esperienza di supervisione degli altri o di come ti avvicineresti all’esecuzione in un ruolo di leadership. Evidenzia la tua capacità di collaborare, comunicare in modo efficace e lavorare come parte di un team per dirigere e condurre progetti o attività.
Esempio: “Nella mia ultima posizione, ho avuto l’opportunità di guidare la formazione e l’orientamento dei neoassunti dell’azienda. Ho fatto affidamento sulle procedure di formazione dell’azienda durante l’implementazione di diverse strategie per garantire che i nostri nuovi dipendenti avessero tutte le informazioni necessarie per svolgere con successo il lavoro. Mi è piaciuto poter dirigere le attività di formazione e supportare i nuovi membri del team e sono entusiasta di contribuire con la mia esperienza qui”.
Puoi descrivere un momento in cui hai dovuto affrontare un grande progetto con una scadenza ravvicinata? Come ti sei avvicinato?
L’intervistatore potrebbe farti una domanda simile a questa come un modo per valutare la tua capacità di gestire il lavoro sotto pressione e in un ambiente frenetico. Mostra all’intervistatore che hai la possibilità di dare priorità alle attività rapidamente e gestire il tuo tempo con esempi tratti dalla tua esperienza precedente.
Esempio: *”Recentemente ho aiutato il mio supervisore a preparare una relazione finanziaria annuale per mostrare le proiezioni delle entrate per gli azionisti della società. Io e il mio supervisore stavamo ancora aspettando diverse transazioni da finalizzare prima di preparare e organizzare i documenti del rapporto, che ci hanno messo entro due giorni dalla nostra conferenza con i nostri investitori.
Ho scelto di lavorare un po ‘più tardi del solito in quei due giorni per aiutare il mio supervisore a organizzare e ricontrollare l’accuratezza dei suoi documenti in modo da essere pronti a presentare le informazioni ai nostri azionisti”.
Quali cambiamenti hai implementato che hanno portato a miglioramenti nel tuo ruolo passato?
Questo tipo di domanda può aiutare l’intervistatore a farsi un’idea di come si potrebbero raggiungere obiettivi e risultati simili per la propria organizzazione. Evidenzia la tua motivazione ad avere successo e come hai apportato miglioramenti o un risultato nel tuo ruolo passato che ha beneficiato l’organizzazione per cui hai lavorato.
Esempio: “Nella mia ultima organizzazione, ho integrato con successo un nuovo software di pianificazione che ha semplificato tutti i calendari e impostato notifiche e semplici parametri di input. Ho aiutato i team di contabilità clienti e passivi a integrare lo stesso software e ho mostrato loro come applicarlo al monitoraggio e alla registrazione di entrate, spese e transazioni. Ciò ha ridotto il tempo necessario durante la reportistica trimestrale e ha aumentato la facilità con cui il mio capo poteva trovare informazioni importanti”.
Come ti senti ad assumere virtualmente alcune attività lavorative?
Insieme alla tua competenza con le applicazioni informatiche, l’intervistatore potrebbe voler sapere quanto ti sentiresti a tuo agio a lavorare virtualmente su alcuni progetti. Evidenzia la tua capacità di utilizzare piattaforme virtuali per la comunicazione, la gestione dei progetti e tenere traccia dei tuoi incarichi quotidiani.
Esempio: “Nel mio ultimo lavoro, ho aiutato il mio capo a trasferire molte delle nostre attività non urgenti ai sistemi di comunicazione online e di gestione dei progetti perché il cambiamento nel suo programma lo ha portato fuori dall’ufficio due giorni alla settimana. La transizione alla comunicazione e all’assistenza remota è stata inizialmente impegnativa, ma con gli strumenti appropriati ho fatto il passaggio senza intoppi. Mi sento molto a mio agio nell’assumere compiti simili in futuro”.
