Come garantire l’efficienza mentre i dipendenti lavorano da casa

Avere un’organizzazione forte.

Nel bel mezzo di questa pandemia globale di coronavirus, le aziende che hanno la fortuna di rimanere aperte sono passate a un modello di lavoro da casa. Pur abbracciando questa nuova, temporanea normalità, è necessaria una gestione forte per organizzare il personale e rimanere produttivi mentre sono in isolamento. Un metodo per raggiungere questo obiettivo è organizzare riunioni quotidiane standard a un orario fisso per controllare il tuo team, definire obiettivi e ottenere una lettura su come tutti stanno affrontando questo periodo di prova. Ciò consente la comunicazione da e verso la leadership, oltre a garantire l’efficienza del tuo team.

Durante questi incontri, è importante delineare un programma giornaliero e definire il ritmo di lavoro. Consentire a tutte le parti di avere un input e affrontare i cambiamenti nel programma è vitale per il successo, soprattutto quando lavorare da casa non è una norma di squadra. Ognuno si adatterà a questo processo in modo diverso e la gestione dovrà essere flessibile, pur mantenendo la produttività del team.

Oltre a queste riunioni quotidiane, puoi anche richiedere ai dipendenti di inviare un rapporto giornaliero alla stessa ora ogni giorno su ciò che hanno svolto a casa, quali sfide devono affrontare e il loro comportamento generale. Ciò consente di controllare i progressi di ciascun dipendente, nonché di ricordare loro attività e progetti imminenti.

Anche i grafici temporali e gli elenchi di cose da fare sono un modo molto utile per capire quali dipendenti potrebbero aver bisogno di ulteriore coaching durante il periodo di adattamento. Inoltre, questo metodo ti darà maggiore chiarezza su quanto viene realizzato dal tuo team quando non si trova in un ufficio strutturato durante il lavoro da casa. Questo può anche portare a un miglioramento della qualità del lavoro per quei membri che si stanno ancora adattando.

Definisci obiettivi comuni.

È importante che i membri del team dirigenziale stabiliscano obiettivi chiari e gestibili per i propri dipendenti per garantire il loro successo personale e professionale durante questo periodo di lavoro da casa.

Gli obiettivi a lungo termine sono ugualmente importanti, non solo per una produttività continua, ma anche per ricordare ai dipendenti l’importanza dei loro obiettivi a breve termine ed enfatizzare gli obiettivi finali per il tuo tè. Molti dipendenti potrebbero sentirsi (giustamente) senza scopo o pessimisti a causa del COVID-19 e dei suoi effetti, quindi questo tipo di motivazione può diventare una forza trainante per loro.

Stabilisci lo standard

Non è raro che alcuni dipendenti sfruttino questa situazione per rilassarsi – “quando il gatto è lontano i topi giocheranno” – quindi anche la direzione dovrebbe dare l’esempio. Metti in chiaro al team cosa stai facendo durante la giornata e quali sono i tuoi obiettivi Potresti anche utilizzare un programma basato su incentivi. Ad esempio, se un dipendente è puntuale per tutti i giorni lavorativi in ​​un mese di lavoro a casa, riceverà una carta regalo da $ 200 per la spesa o un servizio di consegna pasti.

La comunicazione non ha limiti

Sebbene fisicamente separati l’uno dall’altro, ciò non dovrebbe impedire al tuo team di condividere le informazioni. Un’interruzione nella comunicazione con il tuo team potrebbe portare a ripetere o trascurare il lavoro. Inoltre, team diversi potrebbero impegnarsi in piani diversi, quindi assicurati di comunicare anche con altri membri della leadership.

Un modo specifico per combattere l’interruzione della comunicazione consiste nell’impostare un processo di segnalazione richiesto su base giornaliera per condividere idee e consentire la messaggistica senza ostacoli.

Utilizza le piattaforme giuste.

Mentre passiamo a questa nuova normalità, trovare la piattaforma adeguata per il tuo team e per l’azienda in generale, è fondamentale. Le piattaforme per riunioni online comuni, come Zoom, Skype, Microsoft Teams o RingCentral, possono aiutarti a rimanere in contatto con i tuoi dipendenti e controllarli in modo semplice ed efficace.

Queste piattaforme offrono anche sale riunioni online in modo che i membri del team possano condividere idee con il gruppo in generale e rimanere in contatto durante il giorno o porre rapidamente e in modo informale una domanda che normalmente si avvicina a qualcuno e si chiede in un ufficio. Inoltre, consentono una registrazione digitale delle risposte fornite e anche quando le informazioni sono state condivise, in modo che tutti possano rimanere organizzati. File, collegamenti e altri materiali possono essere condivisi in questo modo, anche se è solo un video divertente per tenere alto il morale durante il lavoro da casa.

Non ignorare l’ambiente di lavoro.

Proprio come in un ufficio, l’ambiente in cui si lavora può definire la qualità del lavoro. Anche quando si lavora da casa, il senso di formalità non dovrebbe essere trascurato. Incoraggia il tuo team a impostare uno spazio di lavoro definito in cui è possibile svolgere un lavoro silenzioso e produttivo. Potrebbe essere allettante lavorare dal divano davanti alla tv, ma ciò non consentirà un’adeguata concentrazione e qualità dei risultati.

Incoraggia il tuo team ad alzarsi e a svolgere la routine quotidiana come farebbe se andasse in ufficio anche a lavorare a casa. Questo non solo li aiuterà a mantenerli in una routine per quando i team torneranno a lavorare in un ufficio, ma ricorderà loro anche che sono pronti per la giornata.

Nemmeno la tecnologia può essere trascurata. L’azienda potrebbe dover allocare fondi per garantire che tutti abbiano una webcam, caricabatterie o docking station aggiuntivi e persino stampanti. Senza alcune apparecchiature, il lavoro da casa potrebbe richiedere più tempo e la qualità dei risultati potrebbe essere compromessa.