Come dedicare meno tempo alla comunicazione utilizzando ClickUp

La chiave per una collaborazione di successo è la comunicazione. Non solo assicurandoti di comunicare abbastanza, ma anche assicurandoti di non esagerare.

Probabilmente ci sei stato. Ti senti come se avessi risposto a una domanda più volte, o c’è più di una conversazione in corso sullo stesso progetto. Dall’altra parte, potresti trovare distraente ricevere gli stessi messaggi a ripetizione.

Se vuoi sapere come evitare l’eccesso di comunicazione, continua a leggere. Qui imparerai come dedicare meno tempo alla comunicazione e più tempo a lavorare con ClickUp.

Come ridurre le e-mail utilizzando le attività di clickup

Per delegare o condividere incarichi, non è necessario creare l’e-mail perfetta. Né è necessario setacciare un filo di risposte con persone CC’ed dentro e fuori. Tutto ciò di cui hai bisogno è un eccellente software di gestione dei progetti.

Ci sono molti vantaggi che fanno risparmiare tempo nell’utilizzo del software di gestione dei progetti. Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di ClickUp è che contribuirà a ridurre il numero di e-mail inviate e ricevute in merito ad attività o assegnazioni.

Questo perché stai dando ai tuoi colleghi una panoramica dettagliata delle informazioni essenziali fin dall’inizio. Non solo loro, ma chiunque abbia accesso all’attività.

Potrebbe essere l’intero reparto, l’intera azienda o anche un piccolo team che affronta i progetti insieme. Tuttavia, ciò non significa che tutti riceveranno notifiche.

È possibile portare rapidamente i colleghi necessari nel ciclo aggiungendoli come osservatori utilizzando l’icona dell’occhio nella scheda attività. A differenza del CC’ing di qualcuno in un’e-mail, come osservatore, riceverà automaticamente tutti gli aggiornamenti in futuro. Inoltre, vedranno le informazioni meno recenti anche se le aggiungi all’assegnazione in un secondo momento.

Il vantaggio principale dell’utilizzo delle attività in ClickUp è che quando qualcuno posa gli occhi per la prima volta sull’attività, può vedere immediatamente le informazioni di base. È anche meno probabile che tu non aggiunga i dettagli da solo perché ogni attività che crei inizia fondamentalmente con un modello composto dalle colonne nel tuo elenco.

Come ridurre ulteriormente le e-mail utilizzando le descrizioni delle attività clickup

Oltre a includere il nome dell’attività, la data di scadenza, la priorità e altri elementi che in genere includeresti, ClickUp offre una serie di spazi per la collaborazione. Il più notevole per la sostituzione delle e-mail di richiesta del progetto è il campo della descrizione che si trova all’interno delle schede attività.

Il campo della descrizione è esattamente come sembra, ma offre più di un semplice posto dove attaccare il testo. Qui puoi aggiungere specifiche di progetto uniche che altrimenti non si adatterebbero alle colonne e vestirle usando i comandi.

Quando si utilizza questo spazio, anche le informazioni importanti non verranno sepolte nella posta in arrivo di un collega o in un thread super lungo perché rimangono inserite, anche mentre si modifica o si aggiunge ad esso. Inoltre, questo campo offre una cronologia delle versioni che consente di tornare alle edizioni precedenti della descrizione, se necessario.

Come trascorrere meno tempo nelle riunioni utilizzando ClickUp

ClickUp offre una varietà di visualizzazioni utili per aiutarti a organizzare i tuoi progetti e collaborare con gli altri. Una di queste visualizzazioni è Chat.

Aggiungendo una vista Chat al tuo elenco, tu e i tuoi colleghi potete comunicare i dettagli del progetto in tempo reale. Inoltre, tutti sapranno dove fare riferimento al thread in seguito se hanno bisogno di un aggiornamento.

All’interno della chat di ClickUp, puoi menzionare altre persone per inviare loro una notifica o tutti coloro che utilizzano @watchers. Se si menziona un’attività, è possibile creare un collegamento diretto ad essa. Puoi anche ottenere più approfondimenti utilizzando comandi, registrazioni dello schermo o aggiunta di file.

Una funzione utile all’interno della vista Chat è l’assegnazione di altri per commentare. Se qualcuno ha una domanda o un commento a cui un collega può rispondere, puoi portarlo alla sua attenzione o assegnarlo a te stesso come promemoria per dopo.

Come Slack, puoi rispondere in un thread se desideri mantenere le cose ordinate e organizzate. Con questa varietà di funzionalità, è possibile utilizzare la visualizzazione Chat per sostituire le riunioni specifiche del progetto o le riunioni di standup giornaliere. Un altro vantaggio di avere questo messenger disponibile direttamente nel tuo spazio di progetto è che aiuterà a ridurre al minimo le chiacchiere non correlate.

Come semplificare la comunicazione in ClickUp

Ci sono molti modi in cui puoi comunicare con i tuoi colleghi. Puoi farlo tramite messenger, SMS, e-mail, una chiamata rapida o una breve visita. Successivamente, quando hai bisogno di un aggiornamento, potresti arrampicarti per ricordare con quale app hai parlato o dove l’hai scritta.

La sezione commenti di ClickUp aiuta a eliminare la necessità di sfogliare più app e media perché tutto è proprio lì in un unico software. Se hai una domanda su un compito specifico, puoi chiederla direttamente nella sua rispettiva scheda.

Come la visualizzazione Chat, puoi menzionare altre persone, menzionare attività, assegnare persone a commenti e utilizzare comandi, registrazioni dello schermo o aggiungere file per aiutare a spiegare. Inoltre, puoi creare nuovi documenti all’interno dei commenti in cui tu e i tuoi colleghi potete collaborare.

Come collaborare rapidamente nei documenti ClickUp

La collaborazione nei documenti ClickUp funziona in modo molto simile a Google Documenti. Puoi tenerli privati o invitare i tuoi colleghi a contribuire alla pagina.

Qui puoi lavorare all’interno della pagina usando i comandi per aggiungere testo ed elementi. Puoi anche commentare avanti e indietro con i tuoi colleghi se non vuoi apportare modifiche tutte in una volta.

Mentre lavori, puoi vedere il cursore e le modifiche del tuo collega in tempo reale. Se vuoi assicurarti che vedano qualcosa, puoi richiamare l’attenzione su linee specifiche all’interno dello spazio per porre domande o comunicare idee.

Inoltre, una volta che tu e il tuo collega siete pronti, potete esportarlo come PDF se volete condividerlo al di fuori di ClickUp.

Dedica meno tempo a fare avanti e indietro con ClickUp

Grazie ai suoi numerosi strumenti di comunicazione, ClickUp ti aiuterà a ridurre l’andirivieni della collaborazione e della delega del progetto. Scoprirai anche che passi molto meno tempo a passare da un’app all’altra e a scavare tra le conversazioni per trovare le informazioni di cui hai bisogno.

Sia che tu stia cercando un modo rapido per comunicare con tutto il tuo team sui progetti o con persone specifiche sulle attività, è il posto dove stare. Se l’eccesso di comunicazione ha impantanato i tuoi progressi, perché non provarlo?