Il Tribunale di Cosenza ha affrontato una questione delicata legata al lavoro agile: la possibilità di utilizzare strumenti di rilevazione della presenza che includano la geolocalizzazione del dipendente. La decisione si inserisce in un contesto più ampio di vigilanza sulla privacy dei lavoratori, ponendo al centro il confine tra un controllo occasionale e un monitoraggio invasivo.
Fatti alla base della controversia
Il caso è nato a seguito del provvedimento n. 135 del 13 marzo 2025, con il quale il Garante per la protezione dei dati personali aveva sanzionato una pubblica amministrazione per 50.000 euro. La sanzione derivava da presunte violazioni del GDPR e del Codice privacy, in particolare per l’utilizzo di un’applicazione chiamata “Time Relax” per verificare la presenza dei dipendenti in smart working.
Il provvedimento n. 135 del 13 marzo 2025
Secondo il Garante, la dipendente coinvolta avrebbe lavorato da tre sedi indicate in anticipo, ma i controlli avrebbero evidenziato la sua presenza in luoghi diversi.
Funzionamento dell’app “Time Relax” e differenza fra monitoraggio puntuale e continuo
Il cuore della disputa riguarda il modo in cui “Time Relax” raccoglie i dati di posizione. L’app registra le coordinate geografiche esclusivamente al momento della timbratura di ingresso e di uscita, non operando con un GPS sempre attivo. Eventuali verifiche a campione prevedevano una telefonata al dipendente, che doveva effettuare una doppia timbratura con geolocalizzazione immediata.
Rilevazione solo alla timbratura
Questo meccanismo è assimilabile a un tradizionale registro delle presenze, arricchito da una istantanea geografica che consente al datore di lavoro di accertare la sede al momento della firma digitale. Non c’è alcun tracciamento dei movimenti durante l’orario di lavoro né al di fuori di esso, limitando così l’eventuale invasività.
Controlli a campione e procedure disciplinari
Nel caso in esame, i controlli a campione erano sporadici e richiedevano la partecipazione attiva del dipendente. La sanzione del Garante si basava su una presunta capacità dell’app di monitorare continuamente, ma il tribunale ha rilevato che tale capacità non è stata effettivamente sfruttata.
Interpretazione giuridica del Tribunale di Cosenza
Il giudice ha sottolineato che la normativa di riferimento, in particolare l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori distingue gli strumenti di rilevazione delle presenze da quelli di controllo più invasivo, come la geolocalizzazione continua o il tracciamento della produttività. La semplice associazione della timbratura a una posizione puntuale rientra nella prima categoria.
Applicazione dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori
Il comma 2 dell’art. 4 esclude dall’obbligo di garanzie gli strumenti destinati a verificare l’effettiva presenza, mentre il comma 1 si applica a misure più penetranti. Il tribunale ha ritenuto che “Time Relax”, così configurato, rientri nei limiti consentiti dal comma 2, ma che la sua potenzialità di fare di più richieda comunque le garanzie previste dal comma 1 se fosse utilizzata in modo più invasivo.
Ruolo dell’informazione e delle garanzie sindacali
Nel procedimento, le modalità di utilizzo dell’app e le regole di controllo erano state discusse in sede sindacale, e i dipendenti avevano ricevuto istruzioni chiare sul funzionamento della geolocalizzazione occasionale. Il tribunale ha quindi ritenuto soddisfatto il requisito di informazione adeguata previsto dallo statuto, riconoscendo la buona fede dell’amministrazione.
Conseguenze pratiche per le aziende
La sentenza indica che le organizzazioni possono adottare sistemi di timbratura con geolocalizzazione puntuale purché non trasformino tale tecnologia in un monitoraggio continuativo. La proporzionalità deve guidare l’uso: la finalità è la verifica della presenza, non il controllo della vita privata del lavoratore. Inoltre, è fondamentale garantire la trasparenza, coinvolgere le rappresentanze sindacali e limitare la raccolta dei dati al minimo necessario.
Le imprese che desiderano implementare strumenti digitali per lo smart working dovranno quindi valutare attentamente il design tecnico e le politiche informative, per evitare sanzioni future.
